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Paramétrages liés aux affaires¶

Liste¶

Biens maîtres (facultative)¶

Pour alimenter la colonne des biens maîtres LGNCMDE_BIEN_MAITRE_LIB dans l’extraction des affaires, une liste doit être créée.

Nom : Biens maîtres
Domaine : articles.
Classe : ArtVendu.
Organisation interne : Une seule organisation.

Règle de numérotation des affaires¶

Il existe deux modes de numérotation des affaires : Manuel ou automatique. Si une règle de numérotation des Affaires est présente, elle s’applique obligatoirement et il n’est pas possible de saisir un numéro interne (la zone est grisée).

Mode Manuel¶

Ne pas mettre de règle de numérotation en place. À la création d’une affaire, le numéro est demandé (lettres et/ou chiffres). En l’absence de saisie de numéro, un numéro séquentiel est affecté à l’enregistrement de l’affaire. Il est toujours possible de modifier le numéro ensuite.

Mode automatique¶

Il convient de créer une règle de numérotation avec les informations ci-après.

Libellé : Affaire - Numéro Interne.
Code : Affaire_Num.
Classe : Affaire.
Attribut numéroté : Numéro interne.
Type : Unique par organisation.
Organisation : une organisation interne.
Type de règle : Commun avec tous les exercices.
Premier numéro à prendre : 000001.
Dernier numéro utilisé : 000000.
Dernier numéro à prendre : 999999.
Longueur du numéro : 6.

Classifications sur les affaires¶

Les classifications facultatives sont à mettre en place par la société. Les catégories sont à définir suivant les besoins propres à chaque société. L’extraction des affaires retourne cette information.

Classification Type affaire pour les affaires (facultative)¶

Créer une classification avec les informations ci-après.

Classification¶

Nom : Type affaire,
Abréviation : AFFTYPE
Porte sur : Affaire,
Obligatoire : Selon les besoins,
Identifiant technique : Sans identifiant.

Catégorie¶

Ensuite, ajoutez les catégories, exemple :

AO - Appel d’Offre,
GEO - Géographique,
REFEXT - Référencement Externe,
REFINT - Référencement Interne.

Groupes de caractéristiques¶

Des groupes de caractéristiques complémentaires peuvent être ajoutés aux affaires et ainsi permettre d’ajouter autant de champs personnalisés que souhaités.

Consulter Gérer les groupes de caractéristiques.

Tables de libellés¶

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de libellés

Niveau de confiance¶

Cette table permet de définir le niveau d’assurance que la société a, pour que l’affaire finisse “Gagnée”.

Table Niveau de confiance
Valeurs :
- Code,
- Libellé,
- Pourcentage de confiance.

Paramètres¶

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les paramètres

Affichage du CA Commercial¶

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.10.5 d’artis.net.

Le paramètre CA_COMMERCIAL a une incidence sur l’affichage des valeurs du CA et des marges sur l’affaire ainsi que dans la fiche synthèse client, pour un utilisateur ne disposant que de la licence CRM.

Paramètre CA_COMMERCIAL
Valeur :
- ☑ les totaux des CA et Marge des commandes et des affaires sont les CA commercial et Marge commerciale (Synthèse client, Affaire). Dans le pavé des totaux, les lignes d’ajustement et de rachat et sont masquées et intégrées dans la ligne de négoce. Dans les financements, les CA comptable, CA facturé, le tableau des lignes financées sont masqués.
- ☐ : toutes ces informations sont visibles et sont valorisées au CA comptable (option par défaut).

Si le paramètre est ☑ actif, les impacts sont les suivants pour un utilisateur ne disposant que de la licence CRM :

Dans une affaire :
- Dans la section Commandes, le total HT et la marge sont purement commercial(e)s. Concrètement, si, dans une commande, des articles d’ajustement impactant le CA du commercial sont ajoutés (en compensation d’un article de négociation avec le leaser qui augmente le montant financé facturé par exemple), celui-ci ne le saura pas.
Il est donc également important de gérer les habilitations afin qu’il ne puisse pas visualiser les lignes d’articles directement dans la commande.
- Dans la section CA Com/Coût :
  - Suppression de la ligne Financement facturé
  - Dans le tableau “CA Com/Coût :
    - Disparition des lignes Ajustement (hors rachat) et Rachat,
    - La ligne Négoce (hors rachat) devient juste Négoce et le montant des 2 lignes supprimées rentrent alors dans le calcul de cette ligne.
Dans les financements, si le commercial a l’habilitation nécessaire pour la visualisation des financements, deux éléments sont masqués :
- Le champ “Montant financé facturé”,
- La section Lignes de commandes financées.
Ce sont les chiffres impactés par le paramètre qui s’afficheront dans le portefeuille ou la recherche thématique des affaires pour l’utilisateur CRM.
Dans la Synthèse client, dans l’onglet Commandes, c’est le CA commercial qui est affiché (et non le CA Comptable).

Date de validation¶

Les affaires antérieures à cette date ne peuvent être modifiées.
Lors de la validation d’une affaire, la date de validation ne peut être antérieure à celle du paramètre.
Cette date est mise manuellement par un utilisateur averti.

Paramètre Date_VALIDATION_AFFAIRE
Valeur : Indiquer une date.

Report de l’objet vers ou depuis un devis ou une commande¶

Le champ “Objet” d’une affaire, d’un devis ou d’une commande peut être automatiquement repris :

Depuis une affaire en création d’un devis,
Depuis un devis ou une commande, en création d’une affaire.

Les modifications ou rattachement ultérieurs des devis, des commandes ou des affaires ne reportent pas l’objet : ce n’est effectif qu’à la création d’un élément vers un autre.

Paramètre REPORT_OBJET_AFFAIRE_DEVIS_CMDE
Valeur :
- ☑ Le report est effectif,
- ☐ Il n’y a pas de report. C’est la valeur par défaut du paramètre.

CA_MARGE_SSC_COMMANDE¶

Ce paramètre concerne tous les champs se rapportant aux commandes, section CA et marges commande.
Si ce paramètre est ☐ non coché, il est toujours possible de renseigner un montant dans les différents champs, tant qu’il n’existe pas de devis et/ou de commande rattachés à l’affaire.
Avec un login ERP, dans le menu Extraire les affaires, les informations de commande sont toujours visibles, même si le paramètre est décoché.

Paramètre CA_MARGE_SSC_COMMANDE
Valeur :
- ☑ : l’utilisateur voit les champs “CA projeté”, “Marge projetée”, “CA SSC projeté” et “Marge SSC projetée” dans la section CA et marges commande,
- ☐ : Non visible. C’est la valeur par défaut.

CUMUL_SAISI_CALCULE¶

Ce paramètre concerne tous les champs des sections CA et marges projetés et CA et marges commande. Lors de l’utilisation de ce paramètre, une indication sous le CA (Projeté, commande et SSC) permet d’indiquer quel est le montant saisi.
Si ce paramètre est coché, il est toujours possible de saisir ou modifier les montants saisis dans les différents champs même si un devis et/ou une commande sont présents sur l’affaire.

Paramètre CUMUL_SAISI_CALCULE
Valeur :
- ☑ : Montant = Saisie + Document (hors statuts Refusé et Archivé pour les devis et Annulée et Archivée pour les commandes).
- ☐ : C’est la valeur par défaut.
  - Si présence de documents, alors Montant = somme des montants des documents (hors statuts Refusé et Archivé pour les devis et Annulée et Archivée pour les commandes),
  - Sinon, Montant = Montants saisis.

MARGE_SSC¶

Ce paramètre concerne la marge SSC projetée et la marge SSC Commande.
Ce paramétre s’applique indifféremment pour tous les utilisateurs, qu’ils disposent d’une licence CRM ou ERP.

Paramètre MARGE_SSC
Valeur :
- ☑ Affichage de la Marge SSC annuelle (CA estimé annuel - CR des RFC estimé).
- ☐ Non visible. C’est la valeur par défaut.

SAISIE_DATE_TRAITEE_LE¶

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 5.0 d’artis.net.

Ce paramètre définit la valeur renseignée automatiquement pour le champ “Traité le” en fonction d’événement sur l’affaire.

Paramètre SAISIE_DATE_TRAITEE_LE
Valeur :
- ☑ Lors du passage d’une affaire au statut Gagnée ou Perdue, une fenêtre s’affiche ⁽¹⁾ et permet à l’utilisateur (quelles que soient les licences dont il dispose) de renseigner une date différente de la date du jour. Si la date “Traitée le” a été renseignée une première fois par l’intermédiaire de cette fenêtre, lors d’un nouveau passage de l’affaire en Gagnée ou Perdue pour diverses raisons, la question ne sera plus posée. La date ‘Traitée le’ sera celle déjà renseignée au moment de l’action.
- ☐ Lorsque l’affaire passe au statut Gagnée ou Perdue, c’est la date du jour de l’action en question qui est renseignée, c’est-à-dire la date du jour. Pour un utilisateur ne disposant que d’une licence CRM, ce champ n’est jamais accessible que ce soit en création ou en modification d’affaire. Pour un utilisateur disposant d’une licence ERP, ce champ est toujours accessible et modifiable que ce soit en création ou en modification d’affaire. C’est la valeur par défaut.

⁽¹⁾ Remarque :

Cette fenêtre apparait dans les cas cas suivants :

modification du statut de l’affaire manuellement (en haut de l’affaire),

modification du statut avant-vente en modification de l’affaire (uniquement pour un utilisateur ne disposant que d’une licence CRM, un utilisateur disposant d’une licence ERP pouvant renseigner manuellement la date),

acceptation manuelle d’un devis,

génération d’un devis en commande.

Exception : acceptation d’un devis par signature électronique. Dans ce cas, c’est la date du jour de l’acceptation qui est renseignée. La fenêtre n’est alors pas affichée.