Prélèvements#
artis.net permet la génération des remises de prélèvement à partir des factures clients au format SEPA (pain.008.001.02 ou pain.008.001.07 selon les capacités de votre banque). Le fichier généré peut ainsi être transmis par vos soins à la banque pour exécution.
Remarque :
Ce module est soumis à l’acquisition et à l’activation d’une licence spécifique.
La génération des prélèvements peut aussi être gérée dans votre système d’information comptable par l’interface des écritures de ventes et des clients.
Attention !
ARTIS préconise de gérer l’intégralité des règlements :
soit dans le module prélèvement et pointage,
soit dans votre logiciel de comptabilité tiers.
Un mixte des deux ne permettra pas de faire le lettrage dans votre comptabilité.
Pré-requis fonctionnels#
Le moyen de paiement indiqué sur les échéances des factures clients doit être Prélèvement automatique,
Les coordonnées bancaires (BIC, IBAN) et les références de Mandat (RUM) doivent être saisis sur les clients qui seront prélevés,
L’ICS (Identifiant de Créancier SEPA) doit être saisi sur l’organisation interne (onglet identifiants),
Les factures client doivent être à l’état d’envoi “Envoyé au destinataire”, les échéances à l’état “Non prélevée” et un montant prélévé égal à zéro ou < au total de l’échéance,
Une règle de numérotation des remises avec un préfixe d’horodatage est conseillée,
Un opérateur doit être désigné comme administrateur des prélèvements et disposer ainsi d’une habilitation spéciale (table de décision) permettant l’annulation des remises,
Il faut avoir les droits sur le menu Prélèvements.
Principe de fonctionnement#
La génération des remises de prélèvement se fait par date d’échéance :
Il y a une remise (et donc un fichier) par date d’échéance,
Une remise peut contenir n échéances pour n clients différents.
Générer une remise#
Comptabilité > Prélèvements > Gérer les prélèvements
La génération de la remise se fait en 4 étapes :
Bouton
en haut à droite
Informations générales#
Vérifier le compte crédité,
Saisir un numéro externe et un commentaire,
Bouton page suivante
.
Critères de sélection#
Cette étape permet de sélectionner selon critères, les échéances qui seront proposées pour la génération de la ou des remises :
Indiquer une plage de date d’échéance,
filtre possible sur montant minimum et montant maximum,
filtre possible sur activité,
Bouton page suivante
.
Choix des échéances#
Un tableau présente les échéances correspondant aux critères, des actions sont possibles :
Bouton
: permet de rechercher d’autre échéances en fonction de critères de recherches de factures,Bouton
: permet de retirer des échéances présentes dans le tableau,Bouton
: permet de mettre à jour le paramètre date d’échéance sur une sélection d’échéances (dans le but de les regrouper dans la même remise).
Au niveau de chaque ligne d’échéance, il est possible de modifier unitairement :
la date d’échéance,
le montant à prélever,
le compte bancaire,
le mandat.
Sélectionner les échéances à générer puis page suivante
Toutes les échéances présentes dans le tableau seront générées en remise(s), la case à cocher au niveau de la ligne d’échéance est utilisée pour les actions attacher, détacher, modifier. Si des échéances ne doivent pas être générées, il convient de les détacher.
Les anomalies sont représentées par un drapeau rouge dans la deuxième colonne. Le présence d’anomalie bloque le génération de la remise, il convient soit de corriger le problème et revenir générer la remise, soit de détacher les remises en anomalie.
Récapitulatif#
Le récapitulatif présente les échéances triées par dates.
À cette étape, il est encore possible d’annuler, aucune remise ne sera générée.
Cliquer sur 
pour constituer la ou les remises.
Remises enregistrées#
La dernière étape récapitule les remises effectivements générées.
Le tableau présente une ligne par date d’échéance.
Le lien numéro interne permet de voir le détail de chaque remise.
Les remises sont à l’état Remise en attente, elles peuvent être retrouvées par le menu Gérer les prélèvements.
au niveau des factures, les échéances apparaissent toujours à l’état “Non prélevée”. Par contre, le numéro de la remise, le montant prélevé et la date de prélèvement sont affichés.
une remise à l’état En attente peut être supprimée. Dans ce cas, les informations de remises disparaissent sur l’échéance de la facture, l’échéance est à nouveau disponible en génération de prélèvement.
Générer le fichier bancaire#
Le fichier bancaire de remise de prélèvement SEPA peut être généré à partir d’une remise à l’état Remise en Attente.
Utiliser Gérer les prélèvements pour retrouver les remises en attente
Sélection d’une remise
Clique sur le bouton Générer en haut à droite
Une fenêtre de téléchargement permet de récupérer le fichier
L’état de récéption de la facture passe à Payée en totalité (ou payée partiellement)
L’état de l’échéance de la facture passe à Prélevée en totalité
Le fichier de prélèvement peut être re-téléchargé ultérieurement :
Au niveau de la remise, il apparaît dans les pièces jointes
Dans le tableau de résultat pour la recherche des remises de prélèvement, si la remise est générée, un clic sur l’icône Nuage dans la colonne téléchargement permet aussi de télécharger le fichier.
Traitement des rejets#
En cas de rejet de prélèvement pour un client, il est possible de regénérer un fichier de remise à présenter à votre banque après vous être assuré que votre client a pris les précautions nécessaires pour que le réglement soit traité correctement.
Sélectionner la remise contenant le prélèvement rejeté,
Dans le tableau des échéances, cliquer sur Rejeter à droite du code et nom du client
Un message de confirmation apparaît, répondez Oui
Le statut de l’échéance passe à Rejeté
L’état de paiement de la facture est mis à jour
L’état de l’échéance sur la facture repasse à Non payée - non prélevée
En création de remise de prélèvement, l’échéance est à nouveau disponible
Il n’est pas possible de faire une remise de prélèvement sur un avoir ; il faut pour le client une autre facture, plus importante, afin que cela vienne se déduire.
Choix du format#
Les remises de prélèvement sont au format SEPA, deux versions peuvent être générées par artis.net
version 2 (pain.008.001.02)
version 7 (pain.008.001.07)
Il convient de vérifier auprès de votre banque le format demandé.
Il est possible de choisir sur chaque banque le format de sortie :
Menu Gérer les organisations de type Banque
Onglet Banque