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Générer les commandes de consommables à partir des niveaux d’encre - Présentation#
Principes#
Il s’agit d’un outil d’aide à la gestion des livraisons de consommables chez les clients.
Ce module va faire des propositions de commande de consommables en se basant sur des informations remontées à la fois :
via la solution KPAX de BLUEMEGA (1) :
remontées des niveaux d’encre des copieurs (par couleur),
remontées du nombre de copies (couleur et NB),
via les Interventions Terrain :
relevés de stock de consommables chez le client.
En complément, des propositions de commande ou d’intervention peuvent être générées pour la livraison des autres consommables (par exemple, un bac de récupération de toner, tambour, développeur, etc.). Ces propositions permettant des interventions préventives se basent sur :
la durée de vie théorique des articles,
puis sur la durée de vie constatée.
(1) L’import des données est automatisé via des batchs : quotidien pour les niveaux d’encre, bi-mensuel pour les compteurs copies.
Remarque :
Ce module est soumis à l’acquisition et l’activation d’une licence sous artis.net. Contacter ARTIS pour plus d’informations.
Objectifs#
Pour le client#
Éviter les ruptures de consommables,
Automatiser les relevés de compteur copies et de consommation d’encre (plus de saisie manuelle sur le portail client).
Pour le mainteneur#
Suivi au plus près des besoins du client et diminution des litiges (ruptures, envois en urgence, etc.)
Gain de temps de traitement (plus de saisie des commandes par téléphone, mail, etc.)
Diminution des coûts pour la société (moins de stock chez les clients, moins d’achats, optimisation des envois)
Analyse des besoins client (le copieur est-il assez dimensionné, le contrat de maintenance est-il adapté, y-a-t-il une surconsommation, etc.)
Recommandations importantes pour un fonctionnement optimal#
Consulter également la page concernant le paramétrage et notamment le tableau des pré-requis.
Relevé du stock#
Le relevé de stock au pied des machines est essentiel et doit être remonté autant que possible. Il permet de réajuster le calcul du stock théorique car les mauvaises pratiques du client échappent à artis.net :
Perte du toner,
Changement avant terme,
Cartouche installée sur un autre matériel,
Etc.
Remarques :
Il est possible de rendre obligatoire la saisie du stock dans un CRIT, consulter Saisie obligatoire des stocks clients dans les CRIT,
Il est possible de réinitialiser le stock au pied des machines à 0 par le menu :
Menu ERP > Articles > Gérer les correspondances de couleurs
Contrôle de l’activité des agents KPAX / Boitiers Liberty#
Des évènements non souhaitables peuvent perturber la remontée des informations vers artis.net et donc le bon fonctionnement du module, que ce soit sur les Agents KPAX ou sur les boîtiers Liberty installés sur les sites.
Par exemple, un agent KPAX peut être inactif temporairement si le poste qui l’héberge n’est pas démarré ou inaccessible (incident réseau local).
Mais il peut aussi être déconnecté durablement, par exemple :
Désactivation/désinstallation par le Service Informatique local par méconnaissance de sa fonction ou suspicion de virus,
Problématiques réseau : modification d’adresses, blocage de ports, etc.
Remplacement ou réinstallation du poste : l’agent n’a pas été réinstallé ou reconfiguré correctement
Etc.
Il est donc fortement conseillé de missionner une ou plusieurs personnes pour superviser le bon fonctionnement des agents KPAX /boitiers Liberty sur les sites clients :
Sur la console KPAX Manage, on peut isoler les agents inactifs depuis n mois
Sur artis.net, le gestionnaire peut signaler un agent sans activité depuis n mois
Contrôle des anomalies d’imports#
De la même manière, des anomalies lors de l’import des données peuvent se produire. Il est nécessaire de les traiter au fil de l’eau. Consulter Anomalies d’import.
Fonctionnement#
La chaîne de traitement est la suivante :
Des rapports contenant les niveaux d’encres des toners (journaliers) et les volumes de copies (bi-mensuels) sont générés par KPAX (soit via le boitier Liberty, soit par l’Agent).
Via plusieurs traitements automatiques (détaillés ici) artis.net va :
intégrer ces informations dans la fiche Bien,
calculer la consommation chez le client,
estimer le nombre de jours (1) avant rupture ; deux valeurs sont calculées :
nombre de jours avant rupture pour le toner,
nombre de jours avant rupture en incluant le stock déjà présent chez le client).
L’utilisateur :
lance le module Générer les commandes de consommables à partir des niveaux d’encre,
sélectionne les lignes pour lesquelles artis.net a détecté que les niveaux d’encre étaient faibles ou qu’une rupture était imminente,
lance le traitement qui génère automatiquement les commandes par site de livraison : une seule commande sera générée pour plusieurs besoins d’un même site ou client (afin d’optimiser les coûts de transport).
Le module est paramétrable, laissant la possibilité à l’utilisateur de n’avoir que les propositions de commandes qui correspondent à son activité.
(1) L’information peut également être donnée en pourcentage mais n’est pas le mode préconisé par ARTIS : en effet, avoir un pourcentage de 6% peut permettre à un client une autonomie de 10 jours tandis qu’un autre n’en aura que deux, fonction de son usage.
Remarque :
Ce module ne se base pas que sur les alertes consommables présents dans l’application KPAX mais prend en compte le stock “pied de machine”.
Traitement#
Seules les consommables avec un nombre de jours restants inférieur au “Commande imminente” sont proposées.
Calcul du besoin#
Le besoin est déterminé en fonction de la durée de vie du toner (normative puis constatée), du volume du bien de destination et du stock estimé au pied de machine.
Pour les articles en préventif, le besoin est déterminé en fonction de l’estimation d’artis.net depuis la dernière livraison (l’agent ne remonte pas le niveau de remplissage des bacs).
Estimation du stock au pied de machine#
artis.net repart du dernier relevé de stock réel (le plus fiable est celui d’un technicien).
Il déduit de ce relevé les changements supposés par le client lorsque le niveau passe à une valeur supérieure (par exemple de 12% à 98%).
Il ajoute les livraisons clients.
Schéma#
Ce schéma synthétise le fonctionnement du processus de traitement :
