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Gérer les interlocuteurs#

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Les interlocuteurs sont gérés sur l’onglet Interlocuteurs de la fiche client, ils sont notamment utilisés sur les commandes client et les demandes d’intervention.


Créer un interlocuteur#

La création d’un interlocuteur peut se faire depuis la fiche client ou depuis la synthèse du client.

  1. Rechercher le client,

  2. Onglet Interlocuteurs, section Interlocuteurs,

  3. Cliquer sur

  4. Sélectionner le titre,

  5. Saisir :

    • le nom,

    • le prénom,

  6. Les autres champs sont optionnels (mais utiles !) (1),

  7. Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Remarques :

  • Il est possible d’associer plusieurs valeurs pour le champ “Fonction” d’une fiche Interlocuteur.

  • (1) Si un groupe de caractéristiques a été associé aux collaborateurs, des champs additionnels sont affichés dans une section spécifique en bas de l’écran. Certains peuvent avoir été rendus obligatoires.

  • L’avatar d’un interlocuteur ne peut être ajouté par un utilisateur artis.net. C’est l’interlocuteur lui-même, qui, depuis son accès portail, peut associer une image à son compte, qui sera visible ici. L’utilisateur artis.net a cependant la possibilité de supprimer l’image.

Onglet Collaboration#

L’onglet Collaboration est utilisé dans le cadre du Portail client, il permet à un interlocuteur d’une organisation client de pouvoir gérer plusieurs clients dans son accès au portail.

Remarque :

Le champ “Type” est un champ texte libre dont les valeurs existantes sont sauvegardées pour une utilisation sur d’autres fiches.

Onglet Sites#

Cet onglet permet d’associer les sites clients, dans le cas où l’interlocteur serait présent sur plusieurs sites d’une même organisation cliente.

Onglet Biens#

Si le compte d’accès de l’interlocuteur est lié à un profil de type Utilisateur, il sera nécessaire de lui associer les biens et les équipements auxquels il aura accès.

Onglet Commentaires#

Cet onglet permet d’ajouter des informations libres sur la fiche interlocuteurs.

Onglet Pièces jointes#

Cet onglet permet l’ajout de pièces jointes pour l’interlocuteur.

Gestion des doublons#

Présentation#

Remarque :

Il est possible de mettre en place un contrôle d’unicité lors de la création d’un interlocuteur, évitant ainsi de générer un doublon dans la base.

Pour chaque organisation interne, le contrôle peut être effectué sur :

  • le nom/prénom,

  • le téléphone,

  • le mobile

  • l’email.

Si l’une de ces informations existe déjà dans la base, une fenêtre indiquera la liste des interlocuteurs décelés comme potentiels doublons : l’utilisateur pourra alors ouvrir les fiches des interlocuteurs déjà existants et décider de créer tout de même le nouvel interlocuteur ou d’abandonner la saisie.

Attention !

Ce contrôle n’est pas effectué lors de la modification d’un interlocuteur existant mais uniquement en création.

Paramétrage#

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision

  • Ouvrir la table de décision TD_DoublonInterlocuteurSaisie

  • Cliquer sur le bouton

  • Cliquer sur le bouton pour ajouter une règle,

  • Sélectionner l’organisation interne,

  • Cocher les éléments sur lesquels le contrôle doit être effectué :

    • ☐ Téléphones (1 et 2),

    • ☐ Mobiles (1 et 2),

    • ☐ Emails (1 et 2),

    • ☐ Nom et prénom,

  • Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Que faire si un interlocuteur a changé de société ?#

Dans le cas où un interlocuteur a changé de société, la bonne pratique consiste à ne PAS recréer un compte dans la nouvelle fiche client mais à procéder comme suit :

  • Se rendre sur la fiche de l’interlocuteur,

  • Dans l’onglet Fiche principale, modifier les coordonnées, fonctions et éventuelles caractéristiques,

  • Dans l’onglet Sites :

    • Sélectionner les sites auxquels l’interlocuteur est associé,

    • Cliquer sur le bouton

  • Dans l’onglet Biens :

    • Sélectionner les biens et les équipements auxquels l’interlocuteur est associé,

    • Cliquer sur le bouton

  • Dans l’onglet Collaborations :

    • Sélectionner la collaboration avec l’“anncienne” société,

    • Cliquer sur le bouton

    • Cliquer sur le bouton

    • Rechercher et sélectionner la “nouvelle” société,

  • Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Remarque :

Si l’interlocuteur dispose d’un compte d’accès au portail client, il ne sera plus en capacité de voir les biens, les commandes, les factures, etc. correspondants à son “ancienne société”.
Cependant, l’utilisateur artis.net aura pour sa part toujours connaissance des éléments qui étaient attachés à cet utilisateurs, notamment pour les DIT, les commandes, les devis, etc.

Carte de visite (vCard)#

Génération depuis la fiche#

  1. Ouvrir la fiche de l’interlocuteur,

  2. Cliquer sur le bouton puis sur Carte de Visite.

Génération depuis la liste#

  1. Ouvrir l’onglet Interlocuteurs d’une fiche client, fournisseur, transporteur, etc.,

  2. Cliquer sur le bouton correspondant à la ligne de l’interlocuteur souhaité.

Génération en masse#

  1. Ouvrir l’onglet Interlocuteurs d’une fiche client, fournisseur, transporteur, etc.,

  2. Sélectionner les interlocuteurs,

  3. Cliquer sur le bouton mosaique puis Générer les cartes de visite.

Un fichier au format zip sera généré et téléchargé. À noter que si aucune ligne n’est sélectionnée, c’est alors un fichier contenant les cartes de visite de tous les interlocuteurs qui sera généré.

Importer les interlocuteurs#

Il est possible d’importer directement les interlocuteurs d’un client par un fichier Excel.


Obtenir le modèle de fichier d’import#

Pour obtenir le modèle de fichier d’import Excel :

  • À partir de l’onglet Interlocuteurs de la fiche client,

  • Menu mosaique au dessus du tableau des interlocuteurs puis Générer fichier d’import.


Importer le fichier des Interlocuteurs#

Une fois le modèle de fichier d’import complété, importer :

  • À partir de l’onglet Interlocuteurs de la fiche client,

  • Menu mosaique au dessus du tableau des interlocuteurs puis Importer les interlocuteurs.

Détail des colonnes

Colonne

Obligatoire

Nom

Prenom

Qualite

Adresse postale 1

Adresse postale 2

Adresse postale 3

Adresse postale 4

Code postal

Bureau distributeur

Code INSEE

Pays

Telephone 1

Telephone 2

Mobile 1

Mobile 2

Fax

Mail 1

Mail 2

Adresse web

Longitude

Latitude

Fonction

Usage

Localisation

Disponibilite

Codes sites

Codes activités


Supprimer ou rendre inactif un interlocuteur#

Afin de conserver la cohérence des données, la suppression d’un interlocuteur n’est pas possible. Il peut cependant être désactivé.
Sur la liste, un interlocuteur “actif” est matérialisé par l’icône ⬤ tandis qu’un intelocuteur inactif l’est par l’icône ⬤
Les interlocuteurs inactifs sont masqués par défaut. Il est possible des les afficher via le bouton

  1. Rechercher le client,

  2. Onglet Interlocuteurs,

  3. Sélectionner l’interlocuteur,

    1. Soit cliquer sur le bouton corbeille et répondre Oui à la question posée,

    2. Soit :

      1. Cliquer sur

      2. Cliquer sur la case slide_on Actif (en haut, à droite),

      3. Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Remarque :

Avant de rendre inactif un interlocuteur, vérifier s’il n’est pas référencé comme utilisateur responsable sur des biens (Contact SAV). La requête Consulter le parc des biens permet de faire cette vérification.

Création d’un compte d’accès pour un interlocuteur client#

Un compte d’accès est ce qui permet à l’interlocuteur client d’accéder au portail client. consulter Gérer les comptes d’accès au Portail Client.