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Correspondance#
Relevés compteur#
Les types de relevés compteur Xerox (source) présents dans les fichiers factures auront pour correspondance dans artis.net :
Type Xerox |
Type artis.net |
|---|---|
CLIENT-commande cons |
Relevé client |
PORTAIL-saisie compt |
Relevé client |
TECHNICIEN |
Relevé prestataire |
ESTIMATED |
Estimation |
AUTOMATIQUE |
Estimation |
ADMIN XEROX-déclaré |
Relevé prestataire |
Paramétrage#
Installation#
Un paramétrage technique est nécessaire pour pouvoir traiter l’import des factures Xerox ( contacter ARTIS).
Configuration des batchs#
Import des contrats#
Batch “ImportContratXerox”#
Ce batch permet d’importer le fichier des contrats Xerox. Il ne doit être exécuté qu’une seule fois, lors d’une mise à jour.
Import des factures#
Batch “ImportFacturesXerox”#
Les informations nécessaires sont :
CodeFournisseur : 000065 (code du fournisseur créé dans artis.net),
CodeOrgInt : 01 (code de l’organisation interne),
Adresse courriel : adresse mail de l’utilisateur qui doit être informé,
PourcentageEcartPrixAutorise (1) : valeur par défaut 2.
(1) Concernant la valeur de PourcentageEcartPrixAutorise, si l’écart du montant du forfait copie est supérieur à 2 % alors c’est une augmentation, sinon on est toujours dans le forfait.
Remarque :
Le fichier importé doit être au format “utf8”.
Traitement des factures#
Le traitement des factures Xerox réutilise le module “Contrôle des factures d’achat”.
Tag sur les factures fournisseur#
Code |
Libellé |
Couleur |
Actif |
|---|---|---|---|
AUG_CONTRACT |
Augmentation récurente contractuelle |
■ GREEN |
|
PA_DIFF |
Coût unitaire modifié |
■ WARNING |
|
PA_VIDE |
Coût unitaire non renseigné sur la RFC |
■ WARNING |
|
TTC_DIFF |
Contrôle total TTC incorrect |
■ PINK |
|
ESTIM |
Facturation sur estimation |
■ GREEN |
|
NonValide |
Non Valide |
■ PINK |
|
PRORATA_PREMIERE_FACTURE |
Prorata première facture |
■ WARNING |
|
RCNT |
Relevé compteur non trouvé |
■ GREEN |
|
TYPE_RFC_DIFF |
Règle UC avec un nombre de copies forfait |
■ WARNING |
|
FORFAIT_DIFF |
Unité du forfait différente |
■ WARNING |
|
Ecart autorisé#
Article de facturation#
Il est nécessaire de créer les articles de facturation suivants :
Code |
Libellé |
|---|---|
AAR-XR |
Avoir A Recevoir SST XR |
ECA-XR |
Ecart autorisé SST XR |
FAR-XR |
Facture A Recevoir SST XR |
FCA-XR |
Facture Constatée d’Avance SST XR |
Tables de décision#
Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision
Rechercher la table de décision TD_ECARTS_AUTORISES_PAR_FOURN :
Position |
Code Fournisseur |
Montant du plafond (en euros) |
Pourcentage du plafond (en %) |
|---|---|---|---|
1 |
* |
5 |
2 |
Rechercher la table de décision TD_CONTROLE_FACTURE_ACHAT :
Position |
Type de service |
Facture Constatée d’Avance |
Facture A Recevoir |
Avoir A Recevoir |
Ecart autorisé |
|---|---|---|---|---|---|
1 |
Sous-traitance XEROX |
FCA-XR |
FAR-XR |
AAR-XR |
ECA-XR |
Au moment de l’import, si un écart se présente sur le total de la facture selon les critères (pourcentage et montant) définis dans la table, alors l’écart sera ventilé sur l’article de facturation précisé en “Ecart autorisé”. artis.net ajoutera automatiquement l’article dans la facture fournisseur.
Notification#
Table de décision#
Position |
Code org interne |
Code du processus |
Actif |
Code de l’unité organisationnelle |
Uniquement le responsable |
Délai d’affichage |
Délai d’échéance |
Délai d’auto-résolution |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
10 |
[*] |
XEROX.recyclage.import.factures |
Oui |
ADV01 |
Non |
35 |
70 |
En fonction des anomalies détectées, une tâche de recyclage des factures peut s’afficher.
Import des données#
Situation de mise à jour de version d’artis.net#
Avant la présence de l’onglet Achat Xerox, la périodicité de la RFC d’achat Xerox peut ne pas correspondre à celle de Xerox (ceci pour des raisons de traitement de la facturation client).
Lors de la mise à jour, il convient de régulariser et de retrouver la vraie prériodicité d’achat Xerox. Cette correction s’effectue lors de la lecture du fichier des contrats Xerox, téléchargé depuis le portail Xerox.
L’import du fichier contrats Xerox permet de corriger la périodicité d’achat de l’onglet Achat Xerox (trace dans le Suivi des échanges).
Déposer le fichier depuis le menu Paramétrage > Batch > Déposer un fichier, option “Import Contrat Xerox”,
Lancer manuellement le batch depuis le menu Paramétrage > Batch > Gérer les batchs ESB, en face du batch “ImportContratXerox”, cliquer sur le bouton
Le batch :
met à jour la périodicité de la RFC d’achat Xerox,
ajoute (ou modifie si déjà présente) la ligne dans la section “Exclure des périodes” de l’écran de périodicité,
exemple : un contrat débute le 01/01/2021 avec une date de régul dans le fichier à 30/06/2023, alors une ligne d’exclusion de période est créée avec un début et un fin à “01/01/2021 - 30/06/2023”. Consulter CCA/FNP - Charges constatée d’avance / Factures non parvenues,
Si un contrat est présent dans le fichier et absent de la base artis.net, alors une anomalie est générée dans le suivi des échanges.
Les anomalies seront dans le suivi des échanges via le bouton
du menu Paramétrage > Batch > Gérer les batchs ESB.
Situation de démarrage de la fonctionnalité Xerox#
Lors de la mise œuvre d’artis.net, la fonctionnalité Xerox démarre de la façon suivante :
Import des données des RFC de vente uniquement,
Déposer le fichier contrats Xerox depuis le menu Paramétrage > Batch > Déposer un fichier,
Lancer manuellement le batch depuis le menu Paramétrage > Batch > Gérer les batchs ESB, en face du batch “ImportContratXerox”, cliquer sur le bouton
Les anomalies seront dans le suivi des échanges via le bouton
du menu Paramétrage > Batch > Gérer les batchs ESB.