Home > Menu ERP > Tiers > Clients >

> Gérer les organisations de type client#

Menu ERP > Tiers > Clients > Gérer les organisations de type client

Habilitation Tiers / Client >

Remarques :

  • Mode simplifié : La création d’une fiche tiers en mode “simplifié” est également possible depuis le menu Menu CRM > Créer un prospect

  • Récupération d’informations externes : sous réserve du paramétrage adéquat, une fiche tiers client peut être :

    • complétée depuis une API fournie par l’INSEE (consulter API INSEE),

    • créée depuis le site https://corporama.com en cliquant sur le bouton (consulter Corporama),

    • créée par import depuis Hubspot. Dans ce cas, certaines informations seront synchronisées avec le logiciel tiers. Consulter Hubspot (1).
      (1) Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.2.5 d’artis.net.

Créer un nouveau client#

Cliquer sur le bouton

Mode de création#

L’assistant décrit ici sera limité à l’étape “Infos organisation” dans les cas suivants :

  • L’utilisateur connecté ne dispose que d’une licence CRM,

  • L’utilsateur connecté a un rôle “commercial” (ni ADV, ni gestionnaire),

  • L’utilisateur lance la création du tiers client depuis le menu “Créer un prospect”.

Étape “Infos organisation”#

Remarque :

Sous réserve du paramétrage adéquat, il est possible de récupérer une partie des informations (notamment la raison sociale, la forme juridique, etc.) à partir du service proposé par l’INSEE :

  • renseigner le champ “SIRET”,

  • cliquer sur le bouton

  • sélectionner l’adresse correspondante (source INSEE ou Référentiel artis.net).

Pour plus d’informations, contacter ARTIS.


Informations principales#

  • Le code du client prendra un numéro issu de la règle de numérotation lors de la validation de la fiche client,

  • Raison sociale : saisir l’information obligatoire,

  • SIRET et Forme juridique : ces informations peuvent être obligatoires en fonction du paramétrage.

Remarque :

☐ Sans SIRET : La case à cocher dans le champ “SIRET” permet de préciser qu’une organisation n’a pas de SIRET, ou qu’il est inconnu. Cependant, si la saisie obligatoire du SIRET est activée (cf. alinéa précédent), ce sera dans la table de décision TD_CONTROLE_IDENTIFIANT qu’il faudra gérer l’absence de SIRET dans certaines conditions.


Adresse principale#

  • Adresse : saisir l’information obligatoire adresse 1,

  • Ville : la ville est complétée par la sélection du code postal s’il est saisi. Si une ville différente est saisie, cette nouvelle association Code Postal / Ville sera enregistrée lors de la validation de la fiche client,

  • Pays : vérifier ou compléter le pays. Cette information est obligatoire et utile pour déterminer le régime fiscal et la TVA du client,

  • Régime fiscal : obligatoire et utile pour déterminer le régime fiscal et la TVA. L’information est calculée en fonction du code pays. Modifier si nécessaire.

  • Coordonnées GPS : elles seront automatiquement renseignées si une adresse proposée lors de la saisie est sélectionnée. Consulter Adresses : coordonnées GPS pour plus de détail.


Groupe de caractéristiques#

Si un ou plusieurs groupes de caractéristiques ont été associées à l’entité Client, des sections supplémentaires peuvent apparaître, avec des champs obligatoires ont été définis.


Classifications site principal#

Associer les classifications obligatoires,
Saisir toutes les autres informations utiles puis cliquer sur le bouton ou PageDown ⇟

Étape “Client”#

Le bouton oeil_gris vous permet d’accéder à des informations complémentaires :

  • Relations,

  • Facturation,

  • Logistique/Livraison,

  • Classifications,

  • Caractéristiques.

Une relation avec l’organisation interne par défaut est ajoutée, cliquer sur Ajouter une relation pour en ajouter d’autres.


Informations générales#


Type relation et Commercial en charge#

Sélectionner pour chaque activité/métier (si géré) :

  • le Type de relation :

    • Suspect,

    • Prospect,

    • Client : Si la relation Client est sélectionnée, un ensemble d’informations complémentaires s’affiche : voir ci-après.

  • le Commercial en charge :

    • Si l’utilisateur connecté est commercial alors la fiche en cours de création lui est automatiquement affectée,

    • Sinon rechercher le collaborateur.

Remarques :

Avant enregistrement, la valeur peut également être :

Après enregistrement, deux autres types de relation sont disponibles :

  • Ancien client (disponible pour une relation préalablement client),

  • Hors cible (disponible pour une relation préalablement Prospect).


Facturation#

Cette section permet de définir :

  • L’organisation facturée,

  • L’organisation qui règle les factures,

  • Le mode de règlement,

  • L’adresse de facturation privilégiée,

  • L’adresse d’envoi de facture privilégiée,

  • Appliquer des frais de facturation : lorsque cette option est cochée, artis.net ajoutera automatiquement les frais de facture sur les factures générées à l’aide de : génération des factures de SSC, génération des factures issues des livraisons, des interventions…

  • Commentaire de facturation : si un commentaire est saisi, il peut être automatiquement ajouté sur la facture via le paramétrage du modèle.


Facture#

Cette section permet de définir :

  • Le nombre de factures à imprimer,

  • L’en-cours autorisé,

  • Le type de dématérialisation (1) (si activé),

  • L’option ☐ Regrouper les factures : lorsque cette option est cochée, artis.net regroupera la facturation sur une même facture (facturation des SSC, facturation des livraisons).

Remarque :

(1) Si la dématérialisation Artis a été sélectionnée et que le mail 2 n’a pas été saisi dans Informations principales, une fenêtre apparaît pour demander la saisie d’une adresse mail client, destinée à recevoir les notifications de facture.


Comptabilité#

Cette section permet de définir :

  • Le numéro compte collectif,

  • Le code compte auxiliaire,

  • Le numéro compte auxiliaire,

  • L’intitulé compte auxiliaire.

Si le numéro de compte auxilaire n’est pas saisi, artis.net reporte automatiquement le code client, après la validation. S’il est saisi, la validation conserve la valeur saisie. Consulter Préfixer les comptes auxiliaires, pour un paramétrage spécifique.


Logistique / Livraison#

Cette section permet de définir :

  • L’organisation livrée,

  • Le dépôt associé au site de livraison,

  • L’adresse livraison privilégiée,

  • Le secteur d’intervention.

Remarque :

Si le paramètre DEPOT_DEFAUT_CMDE est renseigné pour une organisation interne, le dépôt attaché à l’adresse de livraison sera renseigné par défaut avec la valeur du paramètre.


Classifications#

  1. Compléter les classifications obligatoires. Utiliser les listes déroulantes ou sélectionner la ligne, puis dans l’entête de la section,

  2. Cliquer sur le bouton ou PageDown ⇟

Remarque :

Quand une classification contient plus de 14 catégories, la liste déroulante n’est pas accessible ; il faut alors sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton

  • Section Tags : sélectionner les tags s’il y a lieu en cliquant dans la zone (consulter Gérer les tags).


Étape “Coordonnées bancaires”#

Des contrôles sont effectués à l’ajout, consulter Gérer les coordonnées bancaires d’un client ; la suppression d’une coordonnée bancaire et la résiliation d’un mandat y sont également expliquées.

Ajouter un compte bancaire#

  1. Cliquer sur le bouton Ajouter un compte bancaire,

  2. Saisir le code BIC puis valider. Une organisation de type banque avec le BIC correspondant doit exister,

  3. Saisir le Code IBAN et la Domiciliation. Voir Contrôle des données,

  4. Vérifier la case Prélèvement par défaut,

  5. Il est possible d’enchainer avec la création du mandat, sinon cliquer sur le bouton check vert


Ajouter un Mandat#

Le mandat est relatif à un compte bancaire enregistré dans l’onglet Coordonnées bancaires du client. Il faut être en modification pour ajouter un nouveau mandat. Des contrôles de la saisie sont effectués.

  1. Cliquer sur le bouton

  2. Sélectionner l’organisation interne,

  3. Saisir Référence Unique de Mandat. Le RUM est unique, quelle que soit l’organisation. Par souci de facilité, pour le premier mandat, indiquer le code du client suivi d’un numéro d’ordre. Par exemple, pour un deuxième mandat pour le client 01672608, saisir 01672608-02,

  4. Saisir la date de signature du mandat,

  5. Ne pas compléter la date de résiliation du mandat,

  6. Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Cliquer sur le bouton ou PageDown ⇟


Étape “Identifiants”#

  1. Renseigner les champs présentés dans la section Identifiants,

  2. Si un groupe de caractéristiques lié aux Organisations existe, une section est affichée et les champs complémentaires sont proposés (certains peuvent être obligatoires, en fonction du paramétrage),

  3. Cliquer sur le bouton ou PageDown ⇟

Étape “Pièces jointes”#

  1. Ajouter au besoin des pièces jointes,

  2. Cliquer sur le bouton check vert ou F2


Une fois le client enregistré, les informations le composant sont présentées sous forme d’onglets. S’ils ne contiennent aucun élément, certains onglets ne seront pas affichés.


Autres onglets#

Sites#

Consulter Créer, modifier un site.

Interlocuteurs#

Consulter Créer, modifier un interlocuteur.

Identifiants#

Consulter Créer, modifier les identifiants.

Commentaires#

Cet onglet permet de saisir des informations informelles relatives au client.

Mot de passe#

Ce module est optionnel, contacter ARTIS pour plus d’informations.

Consulter la gestion des mots de passe.

Les identifiants enregistrés ici seront présentés dans un onglet Mot de passe sur les DIT et les IT enregistrées sur le client.

Wiki#

Ce module est optionnel, contacter ARTIS pour plus d’informations.

Consulter la gestion des pages wiki.


Créer un client à partir d’une fiche d’un autre type#

Il s’agit de créer un client à partir d’une fiche déjà existante, comme une fiche fournisseur, organisation interne, fabricant, banque, transporteur, financeur, sous-traitant, commanditaire, mainteneur.

Consulter Créer un tiers à partir d’un tiers.



Mandat de prélèvement#

Consulter Tiers, mandat de prélèvement.



Bouton mosaique#

Consulter Tiers, menus du bouton mosaïque.



Consulter un client#

Remarque :

Les informations sont rassemblées par relation avec l’organisation interne. Le bouton permet d’afficher ou de masquer des informations complémentaires :

  • Relations,

  • Facturation,

  • Logistique/Livraison,

  • Classifications.

Le bouton Plus permet de visualiser les détails de la relation.

Le lien Accéder au portail client ouvre un nouvel onglet vers le portail client en permettant de vous connecter “En tant qu’” un des interlocuteurs de ce client, interlocuteur qui dispose d’un compte d’accès. Si le client est en relation avec plusieurs organisations internes, la liste des portails correspondants s’affiche. Ce lien est également disponible en affichant la synthèse du client via le bouton F10



Modifier un client#

Menu ERP > Tiers > Clients > Gérer les organisations de type Client

  • Rechercher le client,

  • Cliquer sur l’onglet Client,

  • Cliquer sur le bouton crayon

  • Sur la ligne correspondant à la relation à modifier, cliquer sur le bouton

  • Modifier les éléments (consulter Créer un nouveau client sur cette même page),

  • Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Pour les autres onglets :



Supprimer un client dans sa totalité#

Menu ERP > Tiers > Clients > Gérer les organisations de type client

Remarque :

La suppression d’un client n’est pas possible dans artis.net. Il est cependant possible de le passer en inactif, afin de ne plus le faire apparaître dans les recherches.

  1. Rechercher le client,

  2. Cliquer sur le bouton crayon

  3. Décocher Actif en haut à droite de l’écran,

  4. Dans l’onglet Client, les types relations seront ainsi modifiées :

    • Actif devient Ancien client

    • Prospect devient Hors cible

  5. Cliquer sur le bouton check vert

  6. Modifier tous les interlocuteurs, pour indiquer Actif à non.

Remarque :

Tous les sites du client sont automatiquement mis en inactif.