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> Tiers#

Au sens artis.net, un Tiers ou une organisation est un groupement, une entreprise ou un organisme public. Elle peut être composée de plusieurs autres organisations ou faire partie d’une autre organisation plus vaste. Elle a donc des liens avec d’autres organisations, nommés pour décrire la relation entre ces organisations. Par exemple, des filiales qui ont chacune une entité juridique propre et qui une relation de type “mère-fille” avec leur siège social.

Types d’organisation#

Organisation interne#

C’est une organisation qui utilise le logiciel artis.net et dont les activités sont “gérées” dans artis.net :

  • Les achats,

  • Les ventes,

  • Les SSC,

  • Les services,

  • Etc.

Plusieurs organisations internes peuvent cohabiter dans le logiciel (par exemple, la société holding et ses différentes filiales).



Organisation externe#

Il s’agit des Tiers avec lesquels s’exerce l’activité de l’entreprise : clients, fournisseurs, fabricants, financeurs, transporteurs, etc. Une organisation peut avoir plusieurs rôles, un client peut être aussi fournisseur, un fournisseur peut être sous-traitant, etc.

Clients#

Fournisseurs#

Sous-traitants et commanditaires#



Relations#

Les relations sont indispensables. Elles précisent de quelle manière “travaillent” les tiers avec les organisations internes pour chaque activité. Elles sont également nommées “Relation Client-Fournisseur” ou “Chaîne de facturation”.
Une relation a quatre types possibles :

  • Prospect,

  • Client,

  • Ancien client : sélection disponible si la relation Actif a été préalablement enregistrée,

  • Hors cible : sélection disponible sur une fiche client exitante (indisponible à la création d’un client) pour les relations de type Prospect : désigne un client pour lequel la relation commerciale sera impossible, comme par exemple s’il ne gère pas l’activité Télécom.

La relation est un élément obligatoire. Elle permet de savoir quelles sont les interactions entre les tiers et les organisations internes dans la chaîne de vente, la chaîne des achats, dans les SSC ou encore dans les articles. Les éléments sont :

  • Qui commande,

  • Qui est livré,

  • Qui est facturé,

  • Qui paye.

Lorsqu’une seule organisation interne est gérée dans le logiciel artis.net ou lorsque l’opérateur ne travaille que pour une seule organisation interne parmi plusieurs, la relation avec l’organisation est automatiquement positionnée.
Lorsque l’opérateur travaille avec plusieurs organisations internes, celui-ci devra préciser la ou les relations à mettre en place pour chaque organisation interne via le bouton Ajouter une relation.

Des informations sont propres à cette relation, exemple : le mode de règlement. Cela permet ainsi de définir un mode de règlement différent entre un client et plusieurs organisations internes. Ces informations sont :

  • Les classifications,

  • Les adresses privilégiées,

  • Les informations comptables,

  • Des identifiants,

  • Le mode de règlement.



Sites#

Chaque organisation a au moins 1 site, le site principal. Ce site principal contient les informations de la fiche principale. Un site permet d’enregistrer une adresse postale et peut être défini comme adresse de livraison, adresse de facturation et adresse d’envoi.



Unité organisationnelle#

Les unités organisationnelles concernent les Organisations Internes.



Interlocuteur / Collaborateur#

Dans chaque organisation, des interlocuteurs peuvent être enregistrés. Dans le cas d’une organisation interne, il ne s’agit pas d’interlocuteurs mais de collaborateurs. Pour chaque interlocuteur, il est possible de renseigner plusieurs informations :

  • Domaine ou fonction de l’interlocuteur,

  • Un usage, par exemple : Affaire,

  • Une localisation, par exemple : Bureau,

  • Une disponibilité, par exemple : Tous les jours,

  • Des médias : téléphone, fax, Courriel, adresse postale,

  • Son appartenance à un ou des sites,

  • Son appartenance à une ou des unités organisationnelles,

  • Ses missions (dans le cas de collaborateurs),

  • Etc.



Eléments communs#

Certains éléments sont communs aux différentes organisations. Sur certaines d’entre elles les menus suivants seront présents.

Création d’un tiers : interrogation du catalogue INSEE#

Sous réserve du paramétrage adéquat, il est possible de récupérer une partie des informations (notamment la raison sociale, la forme juridique, etc.) à partir du service proposé par l’INSEE :

  • renseigner le champ “SIRET”,

  • cliquer sur le bouton

  • sélectionner l’adresse correspondante (source INSEE ou Référentiel artis.net).

Pour plus d’informations, contacter ARTIS

Adresses : coordonnées GPS#

La section Adresse principale sur les fiches des organisations et la section Adresse des sites incluent les coordonnées GPS. Ces coordonnées pourront être utilisées par les intervenants lorsqu’ils se rendent en intervention chez le client.

Les coordonnées GPS sont alimentées automatiquement lors de la création du Tiers par la recherche des adresses sur une base FANTOIR.

Si les coordonnées GPS sont absentes, il est possible de faire une recherche d’adresse qui va les retrouver. À partir de la fiche du tiers :

  1. Cliquer sur le bouton crayon

  2. Cliquer sur le lien “Vérifier l’adresse”,

  3. Sélectionner l’adresse exacte dans la liste proposée,

  4. Une fenêtre s’ouvre vous permettant de comparer l’adresse préalablement enregistrée et celle sélectionnée : il est possible de récupérer ainsi les anciennes valeurs unitairement en cliquant sur le bouton <

  5. Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Il est également possible de saisir manuellement des coordonées GPS.

Gestionnaire de mots de passe#

Ce module est optionnel, Contacter ARTIS pour plus d’informations.

Ce bouton permet de gérer de manière sécurisée des mots de passe relatifs au tiers et aux sites dans artis.net.

Remarque :

Les fiches biens et équipements disposent également de cette fonctionnalité.

Les identifiants enregistrés ici seront présentés dans un onglet Mot de passe sur les DIT et les IT enregistrées sur le bien, avec ceux concernant le site et/ou le client.

Consulter Gestionnaire de mots de passe.

Wiki#

Ce module est optionnel, contacter ARTIS pour plus d’informations.

Cet onglet permet d’ajouter des pages de type Wiki pour un tiers en particulier. La gestion des pages wiki est décrite sur cette page.

La table de décision TD_SECTION_WIKI permet de définir le nombre et le nom de chaque section qui sera présente dans cet onglet. Consulter Table de décision TD_SECTION_WIKI.

Attention !

Les informations écrites ici ne sont pas présentes dans le menu Menu Wiki > Voir toutes les pages mais seront disponibles via la recherche rapide en précédant celle-ci du mot clé wiki.

Mandat de prélèvement#

Le menu Mandat de prélèvement vous permet de :

  • Imprimer le mandat de prélèvement,

  • Envoyer le mandat de prélèvement par mail.

En accédant à ces menus, une fenêtre s’ouvrira permettant de sélectionner le mandat à imprimer. Si les coordonnées bancaires ne sont pas renseignées, un imprimé pré-rempli avec les informations sera quand même édité.

Suivi des modifications#

Ce menu permet d’afficher la liste des modifications qui ont été effectuées sur la fiche en mode :

  • Création,

  • Mise à jour,

  • Suppression.

Il est possible de filtrer par :

  • Evènement,

  • Objet,

  • Période.

Le tableau est constitué des colonnes suivantes :

  • Opération,

  • Objet,

  • Relation,

  • Utilisateur,

  • Date,

  • Ancienne valeur,

  • Nouvelle valeur.

Relations entre les tiers#

Le schéma ci-dessous présente les relations entre les tiers dans artis.net.

carte_heuristique_tiers