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États de la facture#
Différents états#
Dans le cadre de la dématérialisation des factures, un état d’envoi et un état de réception complètent l’état de la facture.
État de facture |
État d’envoi |
État de réception |
|---|---|---|
Concerne l’état de la facture depuis sa saisie ou génération jusqu’à son intégration en comptabilité |
Concerne l’état de l’acheminement de la facture vis-à-vis de son destinataire (envoi postal ou notification de mise à disposition d’une facture dématérialisée) |
Rapporte si la facture dématérialisée sur le portail est consultée ou non par le client |
Impression#
Le fait d’imprimer la facture (clic sur la ligne “Imprimer”) sur papier, en pdf, etc. n’impacte pas les états cités ci-dessus. Dans le 
de la facture, l’utilisateur peut vérifier le dernier utilisateur qui l’a imprimée, avec la date et l’heure.
Aperçu#
Le fait de faire un aperçu de la facture en pdf (clic sur le lien “Aperçu”) n’impacte pas les états cités ci-dessus. Le dernier utilisateur, avec la date et l’heure de la dernière impression ne sont pas impactés par l’aperçu (dans le de la facture).
Envoi#
Action qui permet de dire qu’une facture “sort de la société”, c’est-à-dire qu’elle a bien été envoyée au destinataire et qu’elle ne peut plus être modifiée. L’envoi ne détermine pas le moyen par lequel la facture parvient au client. Les moyens peuvent être :
Un impression papier qui part par courrier,
Une mise à disposition de la facture que le client peut télécharger.
Conservée en interne#
Il s’agit d’une facture qu’il n’est pas souhaitable d’envoyer au client. Deux raisons possibles :
La facture a un total à 0 euro,
De par sa nature, le destinataire n’a pas lieu de la recevoir, exemple : les factures de copies financées ou de loyers facturés à un financeur. Car de son côté, le financeur gère un échéancier.
Cas particulier :
Lors de la génération ou de la création d’une facture, si le montant TTC est égal à 0, alors l’état d’envoi est égal à “Conservée en interne”.
Diagramme des états de factures sans module dématérialisation#
Remarque :
Dans cette configuration, il est toujours possible d’utiliser les états complémentaires “En attente” et “Conservée en interne”, consulter le paragraphe ci-dessous.
Diagramme des états de facture avec module dématérialisation#
La facture a trois états :
L’état de facture : indique si elle est en cours de saisie ou non (dans ce dernier cas, elle a donner lieu à la génération d’écritures ou elle a été supprimée),
L’état d’envoi : indique l’état de la facture vis-à-vis de son destinataire de la facture. Les états finaux sont :
Soit “Envoyée au destinataire”,
Soit “Conservé en interne”,
L’état de réception : indique l’état du point de vue du tiers (Chorus ou portail), jusqu’au paiement de la facture, en fonction des modules et/ou fonctionnalités présents dans la solution.
Le passage à l’état “Envoyée au destinataire” se fait manuellement sur demande ou automatiquement par batch, sous conditions :
L’état initial doit être “Prêt”,
Si la dématérialisation n’est pas mise en place, ou si le client n’a pas accepté la dématérialisation, la facture a été imprimée au moins une fois.
Avant d’être dans ces états finaux, un état intermédiaire “En attente” permet de conserver la facture modifiable.
État de facture#
État de facture |
Commentaire |
État suivant |
|---|---|---|
Archivée |
Facture supprimée (mais conservée en base pour des raisons légales : mention du login, de la date et heure de suppression). |
- |
Enregistrée |
État de base de la facture |
Validé en comptabilité |
Validée en comptabilité |
État suite à la génération des écritures comptables liées à la facture. |
- |
État d’envoi#
État d’envoi |
Commentaire |
État suivant |
|---|---|---|
En attente |
État de base optionnel de la facture, en fonction de la valeur du paramètre ETAT_ENVOI_FACTURE_CLIENT. |
Prêt |
Prêt |
Facture prête à l’envoi. |
• Envoyée au destinataire • Conservée en interne |
Envoyée au destinataire |
La facture a été envoyée. |
|
Conservée en interne |
La facture ne sera jamais envoyée au destinataire. |
État de réception#
État d’envoi |
Commentaire |
État suivant |
|---|---|---|
Déposée |
La facture est déposée sur le portail. |
• Accusé de réception • En erreur • En paiement • Payée partiellement • Payée en totalité |
Accusé de réception |
La facture a été téléchargée (“Consultée”). |
• En erreur • En paiement • Payée partiellement • Payée en totalité |
En erreur |
Anomalie renvoyée par le portail Chorus Pro. |
• En paiement |
En paiement |
La facture a été déposée sur Chorus. |
|
Payée partiellement |
Consulter le paragraphe ci-dessous |
• Payée en totalité |
Payée en totalité |
Consulter le paragraphe ci-dessous |
Plusieurs cas se présentent, fonction des modules et fonctionnalités déployés dans la solution voir ci-après.
Consulter également le diagramme des états de la facture qui détaille la gestion des lignes d’une commande.
Cas 1 : le client possède le module “Pointage facture”#
Alors l’état “Payée partiellement” ou “Payée en totalité” dépend des opérations faites depuis ce module (met à jour l’état de la facture).
Cas 2 : le client ne possède pas le module “Pointage facture” et la fonctionnalité Interrogation comptable est déployée#
Le tableau ci-dessous liste les différents états possibles dans ce cas :
| Opérante | Inopérante (1) | ||
| Facture absente dans la liste des échéances non soldées | Facture présente dans la liste des échéances non soldées | ||
| Solde partiel (paiement déjà effectué < Montant total facture) | Solde total (pas de paiement effectué : Montant total facture) | ||
| État = "Payé en totalité" | État = "Payé partiellement" | Conserve son état initial | Conserve son état initial |
Remarque :
(1) La fonctionnalité peut être inopérante pour des raisons techniques : mauvais paramétrage, serveur de comptabilité inaccessible (éteint ou panne réseau, etc.).
Cas 3 : le client ne possède pas le module “Pointage facture” et la fonctionnalité Interrogation comptable n’est pas déployée#
Alors la facture conserve l’état “Déposée”.
Traçabilité#
Traçabilité de l’édition#
Date d’édition : mise à jour lorsque la facture est imprimée,
Login d’édition : le dernier login à avoir imprimé la facture.
Traçabilité d’envoi#
Date d’envoi : mise à jour lorsque la facture est envoyée au destinataire,
Login d’envoi : le login qui a procédé à l’envoi de la facture au client.
Dématérialisation#
Dématérialisée : indique qu’une facture n’a pas fait l’objet d’un échange papier avec le client.