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Pièces jointes#

Les pièces jointes peuvent être insérées notamment dans les éléments suivants :

Demande d’intervention (DIT),
Compte-rendu d’intervention (CRIT),
Commande client,
Affaire,
Dossier de financement,
Solution de service client,
Bien,
Achat - Facture fournisseur,
Tiers - Fiche client,
etc.

Un emplacement est disponible sur chacun de ces éléments, listant par là même les pièces déjà insérées.
La manipulation des pièces jointes (ajout, suppression ou modification) se fait lorsque l’écran est en cours de modification via l’action

Les fichiers et répertoires peuvent être affichés en mode :

Liste,
Icônes,
Détails (par défaut).

Remarque :

La taille maximale autorisée pour un fichier est de 10 Mo.

Colonnes du mode Détails#

Libellé colonne	Précisions
Type	Pictogramme précisant le format du fichier • Fichier zip • PDF • Image • Mail • Texte • Document Word • Document Excel
Nom	Libellé du fichier et lien cliquable pour l’ouverture ou le téléchargement
Actions	Édition et renommage du fichier ou répertoire
Accessible client	☐ Désactivé par défaut : donne accès ou non à la pièce jointe depuis le portail client
Accessible CRM	Donne accès ou non à un utilisateur disposant de la licence CRM Consulter Créer un compte d’accès. Pour un utilisateur ne disposant que d’une licence CRM, la case n’est pas visible et est active par défaut. Pour un utilisateur disposant d’une licence ERP, l’option est activée en fonction de la table de décision `TD_DocGedAccessibilite` consulter Paramètres ⁽¹⁾.
Description	Champ texte libre
Organisation interne	Permet de classer la pièce jointe dans une organisation définie
Activité	Permet de classer la pièce jointe dans une activité définie
Taille	Taille du fichier
Info	Auteur et date de création / dernière modification

⁽¹⁾ Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.2.7 d’artis.net.

Insérer une pièce jointe#

Joindre une pièce peut se faire en utilisant le cliquer-glisser sur la zone de dépôt de fichiers ou en cliquant sur

Créer un fichier texte à ajouter#

Utiliser l’action
Choisir Fichier texte,
Un nouveau fichier est ajouté dans la liste des pièces jointes,
L’action permet de renommer le fichier,
Utiliser l’action
L’écran modification du document s’affiche ⁽¹⁾.

⁽¹⁾ Un fichier ne peut être “vide” pour être enregistré. Si c’est le cas, il ne sera pas conservé à l’enregistrement de la fiche.

Organiser les pièces jointes#

Sur la partie gauche de l’écran de pièce jointe, une arborescence est affichée. Il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser les pièces jointes.

permet d’ajouter :
- un fichier texte,
- un répertoire ⁽¹⁾,
permet de renommer un fichier ou un dossier.
Utiliser cliquer-glisser pour déplacer les fichiers dans les dossiers.
Utiliser l’arborescence pour accéder au contenu des dossiers.

⁽¹⁾ Un répertoire ne peut être vide. Si c’est le cas, il ne sera pas conservé à l’enregistrement de la fiche.

Ouvrir une pièce jointe#

L’ouverture d’une pièce jointe peut se faire soit en cliquant directement dessus soit en téléchargeant la pièce en local, sur l’ordinateur, qui sera ensuite lue par le logiciel correspondant. Utiliser :

pour télécharger unitairement un fichier,
Télécharger tout pour générer un fichier compressé au format zip qui sera ensuite téléchargé.

Supprimer une pièce jointe#

Pour supprimer une pièce jointe de la liste, accéder en modification sur l’écran.

Sélectionner la pièce jointe dans la liste,
Cliquer sur le bouton
L’élément est indiqué Supprimé après enregistrement,
Cliquer sur le bouton pour valider la suppression.

Paramètres#

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.2.7 d’artis.net.

La table de décision TD_DocGedAccessibilite détermine la valeur par défaut de la coche ☑ Accessible CRM à l’ajout d’une pièce jointe en fonction de la nature du document sur laquelle la pièce jointe est déposée :

Cette table est créée par défaut lors du passage en version supérieure ou égale à la 4.2.7 d’artis.net.
À sa création :

toutes les natures de documents sont insérées et la case est active,
pour les solutions mises à jour avec intégration du CRM, l’intégralité des pièces jointes sont cochées ☑ Accessible CRM,
pour les solutions disposant déjà du CRM, l’option n’est pas modifiée sur les pièces jointes.

S’il est souhaitable de modifier le comportement par défaut pour les utilisateurs disposant d’une licence ERP :

Ouvrir le menu Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision
Rechercher et ouvrir la table TD_DocGedAccessibilite
Cliquer sur le bouton
Activer ou désactiver la case Accessible CRM correspondante à la nature de document,
Cliquer sur le bouton ou F2

Remarques :

Si une ligne est retirée de la table de décision, cela aura le même effet que si la ligne était présente avec la case “Accessible CRM” décochée.

Avec l’aide des équipes techniques d’ARTIS, il est possible d’agir en masse sur cette valeur pour l’intégralité des documents existants dans artis.net en . Cela aura pour effet de forcer l’application de toute la table pour toutes les pièces jointes. Contacter ARTIS pour plus d’informations.