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Prérequis et paramètres associés#

Remarque :

Les prérequis et paramètres décrits ici sont réalisés lors de la mise en place de l’interface. Ils sont donnés à titre indicatif, à toute fin utile.

Utilisateurs#

Afin de pouvoir identifier les utilisateurs/collaborateurs qui interviennent dans les deux outils, il convient de créer :

Les utilisateurs Hubspot comme collaborateurs artis.net,
Les collaborateurs commerciaux artis.net comme utilisateurs Hubspot.

Ces utilisateurs/collaborateurs n’ont pas besoin de disposer de droits ou de compte d’accès spécifique dans l’outil qui n’est pas le leur : le besoin est ici de pouvoir les identifier dans les différents éléments qui seront synchronisés.
Le dénominateur commun est ici l’adresse mail de la personne. Consulter Ajouter un collaborateur en renseignant l’adresse mail telle que renseignée dans Hubspot. Procéder de la même manière dans Hubspot : créer l’utilisateur “Ingénieur commercial” en renseignant l’adresse mail telle que renseignée dans artis.net.

Rôle commercial#

L’utilisateur Hubspot qui crée une transaction sera désigné comme Commercial secondaire avec le rôle commercial Télévendeur dans l’affaire créée dans artis.net.

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de libellés

Rechercher la table de libellés Rôle commercial
Ajouter le rôle suivant :
- code : TELEVENDEUR_HUBSPOT (respecter la casse),
- libellé : champ libre

SIRET#

Le champ SIRET est une donnée qui n’existe pas par défaut dans Hubspot. Il conviendra donc de la créer (voir ci-dessous) et de renseigner la valeur sur les fiches à synchroniser. Cette étape est réalisée par les consultants ARTIS lors du déploiement du projet.

Attention !

Ce point est très important car c’est sur cette valeur unique que les rapprochements seront effectués entre Hubspot et artis.net, évitant ainsi les doublons de fiches.

Dans Hubspot :

Ouvrir le menu CRM > Entreprises,
Cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Modifier les propriétés,
Cliquer sur le bouton Créer une propriété,
- Type d’objet : sélectionner Entreprise,
- Groupe : sélectionner Informations concernant l’entreprise,
- Libellé : saisir SIRET (respecter la casse),
- Description : saisir une valeur (champ libre),
Cliquer sur le bouton Suivant,
Type de champ : sélectionner Saisie de texte > Texte sur une seule ligne,
Cliquer sur le bouton Suivant,
Laisser les valeurs par défaut pour les règles,
Cliquer sur le bouton Créer.

Ingénieur commercial#

L’objectif ici est de pouvoir sélectionner le commercial artis.net dans les fiches Entreprise Hubspot. À la création d’une Transaction, cette valeur sera automatiquement récupérée.

Ouvrir le menu CRM > Entreprises,
Cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Modifier les propriétés,
Cliquer sur le bouton Créer une propriété,
- Type d’objet : sélectionner Entreprise,
- Groupe : sélectionner Informations concernant l’entreprise,
- Libellé : saisir ingenieur_commercial (respecter la casse),
- Description : saisir une valeur (champ libre),
Cliquer sur le bouton Suivant,
Type de champ : sélectionner Autre > Utilisateur Hubspot
Cliquer sur le bouton Suivant,
Laisser les valeurs par défaut pour les règles,
Cliquer sur le bouton Créer.

Civilité#

La civilité n’existe pas par défaut dans Hubspot. Étant un champ obligatoire côté artis.net, l’objectif ici est de pouvoir disposer de cette valeur afin de renseigner correctement les fiches Interlocuteurs.
Si la propriété existe déjà, vérifier et adapter alors les valeurs.

Dans artis.net :
- Ouvrir le menu Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de libellés
- Rechercher et ouvrir la table Qualité personne
- Repérer tous les Codes et Libellés de cette table,
Dans Hubspot, ouvrir le menu CRM > Contacts,
Cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Modifier les propriétés,
Cliquer sur le bouton Créer une propriété,
- Type d’objet : sélectionner Contacts,
- Groupe : sélectionner Informations concernant le contact,
- Libellé : saisir civilite (respecter la casse),
- Description : saisir une valeur (champ libre),
Cliquer sur le bouton Suivant,
Type de champ : sélectionner Choix des options > Menu déroulant,
Ajouter autant d’options qu’il y a dans la table de libellés artis.net en respectant impérativement le même Code,
Cliquer sur le bouton Suivant,
Laisser les valeurs par défaut pour les règles,
Cliquer sur le bouton Créer.

Remarque :

Comme d’autres champs Hubspot, cette propriété n’est pas nécessairement obligatoire.
Aussi, si elle n’est pas renseignée dans Hubspot, lors de l’import du contact dans artis.net, le champ sera renseigné avec la première valeur possible de la table.

Pipeline des ventes#

Ce paramétrage est nécessaire pour faire correspondre les états des affaires artis.net, avec ceux définis dans les transactions Hubspot.

Ouvrir les paramètres de l’application Hubspot,
Ouvrir le menu Gestion des données > Objets > Transactions,
Cliquer sur l’onglet Pipelines,
Sélectionner le pipeline utilisé pour interagir avec artis.net,
Dans l’onglet Configurer, modifier les phases existantes et/ou créer celles manquantes (+ Ajouter une phase) pour qu’elles correspondent aux statuts des affaires artis.net. Le nom des phases doit impérativement être celui décrit ci-dessous. La valeur de la probabilité définie n’a pas d’incidence dans artis.net. À titre informatif, le tableau mentionne le pourcentage d’avancement fonction de l’état d’avancement d’une affaire,
Cliquer sur le bouton Enregistrer.

Nom de la phase	Pourcentage d’avancement dans artis.net
Approche	10%
Négociation	40%
Conclusion	70%
Gagnée	100%
Perdue	100%
Annulée	100%

Paramètres#

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les paramètres

Déclencheur pour la synchronisation d’une entreprise#

Ce paramètre définit la valeur qui déclenche la synchronisation d’une fiche entreprise avec une fiche client/propect.
Lorsque l’utilisateur modifiera cette valeur dans le champ Phase du cycle de vie, la synchronisation sera donc active.

Rechercher le paramètre HUBSPOT_DECLENCHEUR_CYCLE_DE_VIE_SYNCHRO_ENTREPRISE
Renseigner la valeur parmi la liste (non exhaustive ⁽¹⁾) suivante :

Libellé	Code à indiquer dans le paramètre
Abonné	subscriber
Lead	lead
Lead qualifié par le marketing	marketingqualifiedlead
Lead qualifié par l’équipe commerciale	salesqualifiedlead
Opportunité	opportunity
Client	customer
Promoteur	evangelist
Autre	other

Attention !

⁽¹⁾ Cette liste correspond aux valeurs par défaut qui existent dans les propriétés Phases du cycle de vie de Hubspot par défaut.
Si une autre phase a été créée dans Hubspot, il conviendra de récupérer la valeur interne pour la copier dans le paramètre artis.net.

Délai entre les appels vers Hubspot#

Rechercher le paramètre HUBSPOT_DELAI_APPELS

Ce paramètre permet de définir le délai entre deux sollications d’artis.net vers la plateforme Hubspot.
En effet, les appels trop fréquents peuvent engendrer des blocages côté Hubspot.
Le délai (exprimé en millisecondes) est positionné par défaut à 500 ms.
ARTIS préconise de ne jamais renseigner une valeur inférieure.

Table de décision#

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision

Concordance Types d’actions commerciales#

La table de décision TD_HubspotAction permet de gérer la correspondance entre les Activités et les actions commerciales.

Rechercher la table de décision TD_HubspotAction
Cliquer sur le bouton
Cliquer sur le bouton
Rechercher et sélectionner :
- le domaine d’action,
- le type d’action,
- le motif d’action,
- le type d’action Hubspot :
  - CALL pour un motif “appel”,
  - MEETING pour un motif “rendez-vous”,
  - EMAIL pour un motif “mail”,
Cliquer sur le bouton ou F2