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Une unité organisationnelle (UO) est une entité au sein d’une organisation qui ne possède pas d’identification ou de désignation légale. Elle peut désigner :
un service,
une équipe,
un département,
une entité non physique (par exemple, un projet).
Une unité organisationnelle peut elle-même être composée d’une ou plusieurs autres unités organisationnelles. Il est ainsi possible de modéliser l’organisation de l’entreprise (Cas des vendeurs, chefs de vente, directeur des ventes, etc.).
L’UO est exploitée dans le cadre de l’option Activité / Métier, pour les Ventes et les Services.
Les UO sont utilisées comme critère ou filtres dans des traitements, la gestion des habiliations ou tables de décision. Deux de ces attributs leur confèrent des particularités : “Type de groupe” et “Rôle hiérarchique”.
Création d’une unité organisationnelle#
À partir du menu Gérer les unités organisationnelles :
Cliquer sur le bouton
ou Ctrl+ASaisir :
un code,
un nom,
Voir le paragraphe “Caractéristiques d’une Unité Organisationnelle” ci-après pour information sur les champs à saisir,
Cliquer sur le bouton
ou F2
Caractéristiques d’une unité organisationnelle#
Activité-métier (Selon licence)#
Une unité organisationnelle est liée à une seule activité/métier obligatoire,
C’est l’appartenance d’un collaborateur à une UO qui détermine sur quelles activités métiers il peut travailler.
Type de groupe#
Le type de groupe est important :
Si l’UO est utilisée dans les Services, consulter Utilisation des UO dans les services,
Si l’UO est utilisée dans le CRM, consulter Utilisation des UO dans le CRM,
Si l’UO est utilisée pour la Messagerie, consulter Messagerie,
Si l’UO permet uniquement de définir le fait qu’un collaborateur non intervenant, non commercial, consulter Utilisation des UO pour les activités/métiers.
Rôle hiérarchique#
Est utilisé dans les Services : consulter rôle hiérarchique,
Facultatif pour le reste.
Organisations#
Cliquer sur le bouton
pour lier l’UO à une ou plusieurs organisations ; une UO peut en effet regrouper plusieurs organisations.
Personnes#
Cliquer sur le bouton
pour lier des utilisateur à l’UO,Un utilisateur peut être lié à plusieurs UO,
Un utilisateur a par défaut le rôle “Fait partie de” sur l’UO. Il peut cependant être désigné comme responsable du service, sélectionner alors Est le responsable de (dirige). C’est notamment ce rôle qui doit être défini si le collaborateur doit pouvoir filtrer sur plusieurs commerciaux dans les requêtes liées au CRM artis.net, par exemple pour la consultation du Portefeuille.
Sous unités organisationnelles#
Les sous-unités organisationnelles permettent de définir une hiérarchie : une UO District de Vente pourra avoir comme sous-unité une équipe nommé CDV - Chef de vente regroupant plusieurs commerciaux et un responsable.
Dans ce cas, dans certaines extractions des ventes, l’UO du vendeur ainsi que l’UO de niveau supérieur (UO et UO parent) sont retournées dans le tableau de résultat.