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EDI entre plusieurs artis.net#

Présentation#

Pour les sociétés disposant de plusieurs solutions artis.net, ARTIS propose la mise en place d’échanges de données entre elles pour la gestion des commandes.
Ainsi, il est possible de gérer une architecture type “centrale d’achat” avec artis.net :

  • Une solution artis.net A propose un catalogue de produits à une (ou plusieurs) solution(s) artis.net B,

  • La solution B ne gère donc pas directement ses fournisseurs mais en passe par la solution A. Ce fournisseur n’est pas exclusif : la solution B peut créer d’autres fournisseurs et passer des commandes d’achat de manière standard.

Le principe est identique aux fonctionnements décrits ici :

Dans la présente documentation, pour représenter chaque partie, il sera fait mention d’“acheteur” et de “fournisseur”.

Statuts des commandes#

Côté acheteur#

  • En cours : la commande existe mais n’a pas été envoyée au fournisseur,

  • Envoyé au destinataire : la commande a été envoyée correctement au fournisseur ; ce dernier n’a pas encore accusé réception de celle-ci,

  • Intégrée par le destinataire : la commande a bien été reçue par le fournisseur : son traitement est en cours chez celui-ci. Cet état indique qu’un traitement manuel est nécessaire, par exemple dans le cas d’un changement de prix par rapport au prix catalogue,

  • Traitée par le destinataire : la commande a été validée par le fournisseur.

Côté fournisseur#

Les statuts sont ceux de n’importe quelle commande de vente. Consulter Les états d’une commande client.

Suivi des échanges, flux des traitements#

Menu Paramétrage > Batch > Suivi des échanges

Le traitement d’une commande passe par plusieurs batchs, côté acheteur, comme côté fournisseur.
Le flux est décrit ci-dessous, en orange pour un batch se déclenchant côté acheteur et en vert pour un batch se déclanchant côté fournisseur.

  1. ExportArticleCatalogueArtis : Envoi du catalogue Article vers les acheteurs via deux fichiers :

    • a. Un premier fichier pour les articles et leur prix,

    • b. Un deuxième fichier pour les stocks disponibles,

  2. ImportArticleCatalogueArtis : Import du catalogue Article du fournisseur,

  3. importstockcatalogueartis : Import des quantités disponibles du fournisseur,

  4. ExportCmdeArtis : Envoi des commandes vers le fournisseur,

  5. ImportCmdeArtis : Import des fichiers reçus : génération des commandes client (vente),

  6. ExportAccuseArtis : Export des accusés de traitement des commandes, envoi de l’état et du numéro,

  7. ImportAccuseArtis : Import des accusés du fournisseur, mise à jour des commandes avec l’état et le numéro externe (1),

  8. ExportLivrCmdeClt : Export des fichiers de livraisons, lorsque celles-ci sont effectuées,

  9. ImportLivrCmdeFournisseur : Import des livraisons effectuées par le **fournisseur.

(1) Pour l’acheteur, le champ “N° externe” correspond donc au numéro de commande du fournisseur.

Sites de livraisons, client et client final#

Lorsque le fournisseur envoie les livraisons, plusieurs cas se présentent :

Cas d’une livraison dans le dépôt de l’acheteur#

Après import chez l’acheteur, ce dernier les intègre manuellement (via le menu Importer les livraisons fournisseur).

Cas d’une livraison directe chez le client de l’acheteur#

Le fournisseur envoie la marchandise directement au client final : le fichier est directement intégré (sans action manuelle de l’acheteur), la livraison client est également effectuée (cela correspond fonctionnement standard des livraisons directes).

Pour le fournisseur, pour une commande dont le site de livraison est celui de l’acheteur l’adresse de livraison est un site factice. Si la commande de l’acheteur est attaché à une commande client (vente), alors un commentaire est ajouté sur la commande avec l’information du client final concerné, préfixée “Coordonnées du client”.

Dans le cas où la commande de l’acheteur est une commande avec l’option “Livraison directe chez le client”, alors l’adresse de livraison correspond bien au site du client final.

À partir de la version 4.2.8 d’artis.net :

Si un transporteur a été spécifié sur la commande client côté acheteur , celui-ci sera transmis au fournisseur à condition que le code tiers transporteur soit le même dans les deux applications artis.net.
Une fois la commande en cours de livraison côté fournisseur, un suivi de acheminement du colis peut être disponible sur le portail du client final (dans la solution artis.net côté acheteur), dans le suivi des commandes.

Pour la mise en place, consulter le Paramétrage.

Cas d’une mise à disposition chez le fournisseur#

artis.net offre également de la possibilité de la mise à disposition de la commande dans l’entrepôt du fournisseur. Ainsi l’acheteur peut profiter du passage d’un technicien dans les locaux du fournisseur pour récupérer la commande.

Sur la commande du client final, l’acheteur devra :

  • renseigner le transporteur spécifique dans l’onglet Entête

  • sélectionner Livraison directement chez le client dans le champ “Mode de livraison fournisseur” de l’onglet Lignes

Pour la mise en place, consulter le Paramétrage.

Champ opérateur#

  • Côté acheteur : correspond au champ “Opérateur” du fournisseur,

  • Côté fournisseur : correspond au champ “Interlocuteur”. Si l’information n’est pas trouvée, un commentaire est ajouté.

Cas d’usage#

Différence de prix#

Si une commande contient un article dont le prix a été modifié, alors la commande reste dans le sas de validation “Valider les commandes externes” côté fournisseur avec un marqueur Pour l’acheteur, celle-ci reste à l’état “Intégrée par le destinataire” jusqu’à ce qu’une décision soit prise par le fournisseur.

Le fournisseur doit indiquer ce qu’il souhaite faire de cette commande en cliquant sur le menu “Actions” :

  • Valider au prix catalogue (1),

  • Valider en utilisant le prix fourni par le client,

  • Annuler : un commentaire d’annulation justifiant l’annulation sera alors à saisir.

Remarque :

(1) Dans ce cas, un commentaire est ajouté dans la commande de l’acheteur l’informant du nouveau prix :
Changement(s) sur la ligne de commande ayant pour référence d’article “XXXXXXX”
Mise à jour du prix : Ancien prix Nouveau prix

Une fois que la commande a été statuée, elle reprend le cours normal de son traitement.

Commande d’un bien “d’occasion”#

Au niveau de la commande d’achat, il est possible de saisir le matricule d’un bien. Ce matricule sera automatiquement réservé coté fournisseur lors de l’intégration de la commande. Si, entre temps, le bien n’est plus disponible, alors côté fournisseur, la commande n’est pas intégrée et l’envoi d’un accusé de réception est envoyée (via le batch ExportAccuseArtis) générant une notification pour l’acheteur (via le batch ImportAccuseArtis).

Transporteur#

À partir de la version 4.2.8 d’artis.net :

Si une commande spécifie un code transporteur inconnu côté fournisseur, alors la commande reste dans le sas de validation “Valider les commandes externes” côté fournisseur avec un marqueur
Pour l’acheteur, celle-ci reste à l’état Intégrée par le destinataire jusqu’à ce qu’une décision soit prise par le fournisseur.
Avant validation, le fournisseur devra venir en modification sur cette commande afin d’indiquer manuellement un transporteur, dans l’onglet Entête.

Paramétrage#

Côté fournisseur#

  • Activer les différents batchs (action ARTIS)

    • ExportArticleCatalogueArtis

    • ImportCmdeArtis

    • ExportAccuseArtis

    • ExportLivrCmdeClt

  • Créer une classification “Abonnement catalogue” avec l’identifiant technique ABONNEMENT_CATALOGUE_ARTIS

    • Catégorie ‘OUI’

    • Pour les clients classifiés, le fichier catalogue article sera généré (avec le prix d’achat pour le client)

  • Créer un site “Externe” pour gérer les livraisons directes chez le client final (cas de délégation de stock)

    • Les commandes de l’acheteur “en livraison directe” seront attachées à ce site.

    • Les informations de livraisons seront récupérées côté acheteur lors de la génération du fichier Karelis. Attention ! ne fonctionne que pour KARELIS

  • Créer un tarif de ventes pour l’acheteur : les prix de ventes correspondent au prix d’achat envoyés dans le fichier des articles

  • Créer un scénario de commande pour intégrer les commandes provenant de l’EDI : le code doit être paramétré dans le batch d’import des commandes (ARTIS_CATALOGUE par défaut)

  • Dans la table de décision TD_PROCESSUS_WORKFLOW, activer les processus :

    • Paramétrage incomplet

    • EDI : Envoi de fichier

  • S’il est souhaitable de gérer la livraison via mise à disposition :

    • Créer un transporteur “factice” qui représentera la mise à disposition à l’entrepôt des articles de la commande,

    • Renseigner le paramètre TRANSPORTEUR_MISE_A_DISPO avec le code du transporteur créé.

Côté acheteur#

  • Activer les différents batchs (action ARTIS)

    • ImportArticleCatalogueArtis

    • ImportStockCatalogueArtis

    • ExportCmdeArtis

    • ImportAccuseArtis

    • ImportLivrCmdeFournisseur

  • Créer la classification pour les sites : identifiant technique ID_CLASSIF_EDI_SITE_ARTIS.

    • Les catégories doivent correspondre aux codes des sites de l’acheteur dans la solution artis.net du fournisseur (fonctionnement identique aux autres EDI commande)

  • Dans la classification “Interface fournisseur” (identifiant technique GENFICCDEFOURN, la créer si nécessaire), ajouter une catégorie :

    • Code : ARTIS.

    • Nom : libre.

  • Demander au fournisseur sous quel code l’acheteur est référencé dans sa solution artis.net et reporter cette information dans la solution artis.net de l’acheteur, sur la fiche fournisseur, onglet Fournisseur, dans le champ “Code chez le fournisseur”

  • Pour la gestion des commandes sur biens d’occasions, créer un type de commande avec l’identifiant BIEN_OCCASION, et effectuer le paramétrage, comme n’importe quel scénario.

  • Dans la table de décision TD_PROCESSUS_WORKFLOW, activer les processus :

    • Paramétrage incomplet

    • EDI : Notification sur commande fournisseur

    • EDI : Commande fournisseur

  • S’il est souhaitable de gérer la livraison via mise à disposition :

    • Créer un transporteur “factice” qui représentera la mise à disposition à l’entrepôt des articles de la commande,

    • Communiquer le code/libellé de ce transporteur à ARTIS pour paramétrage du batch d’export commande (renseigner le fichier exportcmdeartis.config.properties du dossier du batch exportcmdeartis avec une ligne transporteur.mad.code='code_transporteur_de_l_acheteur')

À partir de la version 4.2.8 d’artis.net :

Demander au fournisseur sous quels codes sont référencés ses transporteurs dans sa solution artis.net et reporter ces informations dans la solution artis.net de l’acheteur, sur la fiche de chaque transporteur, en modifiant le code organisation de chaque transporteur.
En cas de transporteur inexistant/manquant côté fournisseur, lui demander de créer dans sa solution artis.net les éventuels transporteurs manquants, toujours en faisant attention à ce que le code organisation soit identique entre les deux solutions artis.net fournisseur et acheteur**.

Pour rendre disponible un suivi de colis transporteur la solution artis.net de l’acheteur, il faut également renseigner la table de décision TD_URL_SUIVI_TRANSPORTEUR
Dans cette table, il faut renseigner une URL de suivi pour chaque couple code organisation interne/code transporteur.
Il est possible d’utiliser une ligne commune à plusieurs organisations internes pour les transporteurs qui proposent un suivi indépendant du code client/code chargeur (par exemple Fedex et TNT).
Les balises {BL} et {CODE_DEP} ( bien conserver les accolades dans la balise) permettent d’insérer automatiquement dans l’URL de suivi le code BL et/ou le code du département de livraison.
Exemple : si une commande client est émise dans la solution artis.net de l’acheteur par l’organisation interne ayant pour code 01 et que le transporteur ayant pour code TNT est spécifié sur cette commande, alors cette ligne de la table de décision sera utilisée :

Code org int

Code transporteur

URL

01

TNT

https://www.tnt.fr/public/suivi_colis/recherche/index.do?bonTransport={BL}%3B{CODE_DEP}&radiochoixrecherche=RI&radiochoixtypeexpedition=NAT

Dans ce même exemple, si le BL associé à la commande porte le numéro BLC0002468 et sera livré dans la ville de Nantes (44000), alors l’URL de suivi sera la suivante :
https://www.tnt.fr/public/suivi_colis/recherche/index.do?bonTransport=BLC0002468%3B44&radiochoixrecherche=RI&radiochoixtypeexpedition=NAT

Remarque : certains transporteur demandent à ce que le numéro de client (le code chargeur, exemple 0123456789) soit indiqué dans l’URL de suivi (DPD, par exemple).
Dans ce cas, il convient de renseigner ce code/numéro directement dans l’URL, exemple : https://www.dpd.fr/tracer_{BL}_0123456789