Hubspot#

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Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.2.5 d’artis CRM.

Cette interface est un module optionnel, Contacter ARTIS pour plus d’informations.

Objectifs#

L’interface entre artis CRM et Hubspot permet de synchroniser :

  • des fiches clients (Entreprises),

  • des interlocuteurs (Contacts),

  • des actions commerciales (Activités) :

    • appels,

    • rendez-vous,

    • mail,

  • des affaires (Transactions).

Le principe repose sur une utilisation conjointe des deux outils :

  • Hubspot pour la partie Suspection,

  • artis CRM pour la partie Prospection / Gestion des affaires.

Lors de la mise en place de cette interface, les fiches existantes dans artis CRM seront créées dans Hubspot. Ensuite, lorsqu’un utilisateur Hubspot détecte une opportunité pour un prospect inconnu d’artis CRM, il modifie une propriété de la fiche Entreprises qui déclenchera la création de cette fiche et des éléments qui y sont liés vers artis CRM.
De la même manière, lorsqu’un collaborateur artis CRM crée une fiche tiers, celle-ci est automatiquement synchronisée vers Hubspot.

Cette interface a pour objectif :

  • d’éviter les ressaisies et avoir des données à jour sur les deux solutions,

  • d’aligner les équipes commerciales et marketing/suspections,

  • de fluidifier et automatiser le processus avant-vente.

Principes de synchronisation#

La synchronisation est bidirectionnelle :

  • Hubspot vers artis CRM : un batch ESB artis CRM est lancé de manière périodique (par défaut toutes les demies-heures pour les entreprises, contacts et transactions, toutes les heures pour les activités (1)) pour traiter les requêtes envoyées par Hubspot et trace les évènements (succès, alerte, échec),

  • artis CRM vers Hubspot : dès son enregistrement, la donnée est envoyée et traitée par Hubspot.

(1) Comme la plupart des batchs, un lancement manuel est possible en cas de besoin (ne traite cependant pas les actions pour des raisons de performance).

Les éléments qui vont déclencher la synchronisation sont la phase de cycle de vie de l’Entreprise côté Hubspot combinée à la valeur d’une propriété, ou le type de relation côté artis CRM.
Ainsi, une fois que la fiche aura passé un stade défini (et paramétrable), l’utilisateur pourra déclencher la synchronisation des informations qu’elle contient ainsi que ses interlocuteurs (contacts), ses affaires (transactions) et ses actions commerciales réalisées (activités) en cochant une case.
L’information qui permettra le contrôle de l’unicité et le rapprochement est le SIRET de l’entreprise.
Cette donnée étant absente par défaut de l’interface Hubspot, il conviendra de la créer.

Un certain nombre de champs seront synchronisés lors de la mise en place de cette interface mais l’utilisateur ayant les droits dans les deux outils pourra ajouter à sa guise des champs personnalisés synchronisables.

Remarque :

Une fois que les entités sont synchrones, toute modification sur les éléments communs sera reportée sur l’autre outil.

La cinématique générale est donc la suivante (consulter cette page pour plus de détail) :

  1. L’utilisateur Hubspot :

    1. crée une fiche entreprise en renseignant idéalement le SIRET de celle-ci (1),

    2. crée les contacts, les activités, les affaires,

    3. modifie de la phase du cycle de vie de l’entreprise une fois que celle-ci est prête pour l’équipe commerciale,

    4. confirme que la synchronisation peut-être réalisée en cochant une case,

  2. Début de la synchronisation : un contrôle sur l’existence d’une fiche client/prospect artis CRM portant ce SIRET est faite :

    • Ce tiers n’existe pas :

      • une fiche tiers avec la relation Prospect est créée dans artis CRM et affectée au commercial qui est défini en tant que Ingénieur commercial dans Hubspot

      • les interlocuteurs, affaires et actions commerciales que l’utilisateur a choisi de synchroniser sont créées dans artis CRM

    • Ce tiers existe :

      • la fiche client/prospect est mise à jour,

      • les interlocuteurs que l’utilisateur a choisi de synchroniser sont créés ou mis à jour dans artis CRM

      • les affaires et actions commerciales que l’utilisateur a choisi de synchroniser sont créées dans artis CRM

  3. Le commercial artis CRM prend en charge la suite du dossier. Les modifications qu’il apporte sont reportés dans Hubspot.

(1) Remarque :

L’objectif est de ne pas créer de doublon dans la base artis CRM.

Cas d’une organisation “multi-métier”#

Lorsque la gestion des métiers est active dans artis CRM, comme cette notion n’existe pas dans Hubspot, à la création d’une fiche client :

  • artis CRM consulte la valeur du champ “Ingénieur commercial” qui lui est envoyée,

  • Affecte le commercial en charge sur les métiers pour lesquels il a une affectation dans une unité organisationnelle,

  • À défaut, affecte le commercial dans le premier métier qui est présent sur la fiche du collaborateur.

Déroulement de la mise en place#

Action

Acteurs

1

Création d’une application privée dans Hubspot et abonnement (désactivés pour l’instant) aux propriétés et champs communs entre les deux outils (procédure fournie par ARTIS)

Administrateur Hubspot

2

Paramétrage technique de l’application artis CRM

ARTIS

3

Création des propriétés / groupes de caractéristiques manquantes (et éventuellement complémentaires) dans Hubspot et artis CRM

Administrateur Hubspot / ARTIS

4

Rapprochement des bases de données Hubspot / artis CRM pour éviter l’import de doubons

Administrateur Hubspot / ARTIS

5

Mise en production : activation des abonnements côté Hubspot / du batch côté artis CRM

Administrateur Hubspot / ARTIS

En cas de problème#

Si, pour une raison ou une autre, la communication est interrompue entre Hubspot et artis CRM, les traitements se déroulent de la manière suivante :

Hubspot ne parvient pas à atteindre artis CRM#

Dans ce cas, Hubspot retentera d’insérer les données 10 fois sur une durée de 24h. Au delà de cette durée, l’intervention d’ARTIS sera nécessaire pour re-synchroniser les informations qui ne l’auront pas été.

artis CRM ne parvient pas à atteindre Hubspot#

Dans ce cas, artis CRM stocke les informations à transmettre dans une file de traitement. La file sera traitée au rétablissement de la connexion. L’intervention d’ARTIS n’est pas nécessaire.

Annexe : détail des champs synchronisés#

Les champs décrits ici sont ceux qui sont synchronisés par défaut. Comme indiqué sur cette page, il est possible d’ajouter des champs synchronisables. Certains sont par ailleurs créés lors de l’interfaçage pour correspondre à des champs existants dans artis CRM.

Entité Entreprise - Client/Prospect#

Propriété Hubspot (code interne)

Champ artis CRM

Nom de l’entreprise (name)

Raison sociale

Adresse postale (address)

Adresse 1

Adresse postale 2 (address2)

Adresse 2

Code postal (zip)

Code Postal

Ville (city)

Ville AFNOR

Pays/Région (country)

Pays

Numéro de téléphone (phone)

Téléphone 1

URL du site web (website)

Site internet

SIRET (1) (siret)

SIRET

Ingénieur commercial (ingenieur_commercial) (1)

Commercial en charge

(1) Ces champs n’existent pas par défaut dans Hubspot. Ils sont créés lors du projet d’interfaçage.

Entité Contact - Interlocuteur#

Propriété Hubspot (code interne)

Champ artis CRM

Civilité (civilite)

Titre

Nom (lastname)

Nom

Prénom (firstname)

Prénom

Numéro de téléphone (phone)

Téléphone 1

Numéro de téléphone portable (mobilephone)

Mobile 1

E-mail (email)

Mail 1

Entité Transactions - Affaires#

Propriété Hubspot (code interne)

Champ artis CRM

Nom de la transaction (dealname)

Objet de l’affaire

Propriétaire de la transaction (hubspot_owner_id)

Commercial secondaire avec le rôle “Télévendeur”

Montant (amount)

CA saisi

Date de fermeture (closedate)

Prévue le / Traitée le (1)

Ingénieur commercial (ingenieur_commercial) (2)

Commercial

(1) Consulter Fiche transaction/affaire
(2) Ce champ n’existe pas par défaut dans Hubspot. Il est créé lors du projet d’interfaçage.

Entité Activité - Action commerciale#

Propriété Hubspot (code interne)

Champ artis CRM

Type d’activité

Action/Motif d’action(1)

Date / Heure

Date prévue

Contacté

Contact

Description

Détail / Compte rendu (2)

Attention !

(1) Pour rappel, seuls les types d’activités appels, mails et RDV sont gérés. Consulter Concordance Types d’actions commerciales.
(2) Hubspot ne différencie pas le détail du compte-rendu comme c’est le cas dans artis CRM. Aussi, les deux champs sont insérés dans le champ “Description” de la transaction.