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Import des factures d’achat#

Fichier factures Xerox#

Le fichier des factures Xerox du mois est téléchargeable depuis le portail Xerox (identifiant et mot de passe propres).
Il est ensuite déposé sur artis.net :

Déposer un fichier,
Option “Import Factures Xerox”,
Déposer le fichier.

Données de l’import#

Facture dans le fichier Xerox#

Une première facture contient, en général, un montant forfaitaire global. Il comprend la partie forfait des engagements additionnés d’un montant forfaitaire “TAS”. Il s’agit de la facturation de la “période de facturation fixe”.
Puis, une seconde facture contient la facturation des pages avec un prix à l’unité. Il s’agit de la facturation de la “période de facturation variable”.

Cas 1 : Relevé d’unités consommées avec TAS#

La première facture contient le montant forfaitaire TAS (145 euros).
La facture suivante contient le nombre de pages réalisés facturées à un prix à l’unité.

Lors de l’import du montant forfaitaire (il s’agit d’un montant global) : a. artis.net recherche les RFC FR dont le coût de revient <> vide et trie la liste dans l’ordre du rang des RFC, b. artis.net recalcule (qté du forfait x coût de revient) pour toutes les RFC FR de cette liste,
Puis artis.net fait la somme,
Cette somme est déduite du montant présent dans la facture d’achat,
artis.net recherche les RFC MF dont le coût de revient <> vide et trie la liste dans l’ordre du rang,
Le solde est positionné sur la première RFC MF de cette liste,
Si l’écart est supérieur à 2 %, alors artis.net interprète une augmentation.

Cas 2 : Forfait (engagement) avec régularisation avec TAS#

Exemple : un TAS à 145 euros et un forfait de 15000 pages N/B à 0.005. Le client a réalisé 21230 pages.

La première facture contient la période de facturation fixe d’un montant de 220 euros (145 + (15000 * 0.005)). La facture suivante contient le période de facturation variable 31.15 pour 6230 pages supplémentaires.

Relevés compteur#

Les relevés compteur présents dans les factures Xerox sont importés et créés dans l’historique des relevés des mchines, s’ils n’existent pas déjà. Ainsi, si un relevé Xerox est utilisé pour la facturation client, alors ce relevé est lié aux deux types de facture (Achat et Vente). Les numéros de factures (lien cliquable) sont présents dans l’historique.

Recherche du bien et de la SSC#

Lors de l’import d’une facture, artis.net recherche la règle de facturation correspondante. La règle de facturation est recherchée d’après le matricule de la machine et du code technique du compteur (exemple : ZBWT, ZCOT…).

Anomalies sans import de facture#

Les anomalies suivantes ne pouvant donner lieu à la création de la facture, un message est généré :

Soit dans les tâches,
Soit dans les “échanges”.

Les messages sont :

Libellé	Tâches	Échanges	Commentaire
Absence de bien			Après correction dans artis.net, depuis tâche, on relance le batch.
Absence de contrat			Après correction dans artis.net, depuis tâche, on relance le batch.
Absence de grandeur			Après correction dans artis.net, depuis tâche, on relance le batch.
Incohérence F+R dans l’import alors que UC dans la RFC			Après correction dans artis.net, depuis tâche, on relance le batch.
Facture déjà importée
Facture autre qu’une facture de SSC, donc absence de bien

Contrôles suite création de facture#

Lors de l’import des factures d’achat Xerox, des contrôles sont effectués. Certains contrôles donnent lieu à la mise en place de tag sur les factures fournisseur :

Tag	Statut de la facture créée	Commentaire
Coût unitaire non renseigné sur RFC	Litige	• Absence de prix dans la règle, au moment de l’import. • Le prix est renseigné automatiquement.
Coût unitaire modifié	Litige	• Prix unitaire d’achat différent (supérieur à l’écart autorisé). • La mise à jour du coût d’achat de la RFC est tout de même mis à jour. • L’historique des augmentations est complété.
Relevé compteur non trouvé	Bon à payer	• Pas de contrôle de cohérence. • Le relevé compteur est ajouté à l’historique des relevés.
Facturation sur estimation	Bon à payer	• Le relevé compteur de la facture est du type “ESTIMATED”. • Ajout d’un relevé compteur “Estimation” dans l’historique des relevés.
Contrôle total TTC incorrect	Litige	• Incohérence due à l’absence du montant forfaitaire dans le contrat alors qu’il est présent dans la facture importée.
Unité du forfait différente	Litige	• La quantité du forfait pages de la RFC est différent de celui de la facture importée.
Règle UC avec nb copies forfait	Litige	• Une RFC UC est présente dans la SSC alors qu’il s’agit d’une RFC FR dans la facture importée.
Prorata première facture	Litige	• Un montant forfaitaire partiel a été facturé, au regard de l’option “Prorata 1ère facture” de la RFC.
Augmentation récurente contractuelle	Bon à payer	• Selon la périodicité et le coefficient d’augmentation du prix d’achat de la RFC, une majoration a été détectée et appliquée.

Correction#

Une facture en “Litige” nécessite une correction. Une tâche/notification est présente. Après correction, la tâche doit faire l’objet d’un retraitement. La facture passe dans le statut “Bon à payer suite à un litige”.