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Habilitation Vente / Devis >

Générer

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.3 d’artis.net et nécessite que l’utilisateur dispose d’une licence CRM.

Les équipes commerciales peuvent avoir deux méthodes de gestion des affaires commerciales :

Soit le commercial a l’habilitation de transformer son devis en commande,
soit le commercial n’a pas cette habilitation : il ne peut que passer son devis en “Accpeté”, car un ou plusieurs valideurs contrôlent l’affaire et le devis, avant d’en générer la commande pour traitement par l’administration des ventes.

Transformation de Affaire/Devis en Affaire/Commande, sans contrôle de valideur#

Consulter Gestion des statuts de l’affaire (sans contrôle)

Transformation de Affaire/Devis en Affaire/Commande, avec contrôle par un ou plusieurs valideurs#

Consulter Gestion des statuts de l’affaire (avec contrôle).

Dans ce contexte, habituellement, le commercial ne peut que passer le devis au statut “Accepté” (retirer l’habilitation Vente > Devis > Générer),
Le(s) valideur(s) procèdera(ront) au contrôle avec possibilité de refuser ou de générer la commande : procédure décrite dans le paragraphe suivant,
L’administration des ventes prend le relais afin de valider l’affaire via le menu Valider des affaires externes.

Contrôler les devis#

Cette option du menu permet donc à l’utilisateur à qui incombe cette tâche (responsable commercial, responsable technique ou de projet, etc.) de visualiser l’intégralité des devis acceptés pour procéder de manière unitaire ou en masse à la génération des commandes ou au refus de ceux-ci.

Seuls les devis pour lesquels il n’y a pas eu de commande générée apparaissent dans la liste des devis. Par ailleurs, un indicateur est disponible pour comptabiliser les devis à contrôler et accéder à ce menu.

Validation des devis en une étape (un seul valideur)#

Filtrer au besoin la liste des devis en fonction du commercial,
Cliquer sur le bouton Actualiser
La liste des devis s’affiche. L’icône précise si le devis a fait l’objet d’une procédure de signature électronique,
Les lignes pour lequelles la génération n’est pas disponible sont marquées avec l’icône ⬤ (survoler l’icône pour en afficher la raison).

Générer les commandes#

Sélectionner les devis à transformer en commande en cochant la ☐ case correspondante,
Cliquer sur le bouton Générer les commandes
Un écran récapitule les actions traités :
- ⬤ le devis n’est pas lié à une affaire et la commande a été générée,
- ⬤ le devis est lié à une affaire. Elle est alors passée au statut et la commande a été générée,
L’utilisateur a la possibilité de cliquer sur le bouton pour lancer une nouvelle génération. Les devis qui ont été traités n’apparaissent plus dans la liste.

Refuser les commandes#

Sélectionner le devis en cochant la ☐ case correspondante,
Cliquer sur le bouton Refuser
Saisir un commentaire (facultatif),
Cliquer sur le bouton ou F2
L’utilisateur est redirigé vers l’écran des devis à contrôler.

Impacts#

Consulter :

Remarque :

Il est possible par ailleurs de mettre en place un envoi de mail automatique suite au changement d’état du devis ou de l’affaire via la table TD_NOTIFICATION_CHANGEMENT_ETAT.

Validation des devis en plusieurs étapes (plusieurs valideurs)#

Il est possible, via le paramétrage d’un groupe de caractéristiques et d’une table de décision, de paramétrer plusieurs “étapes” de validation des devis.
Si ce paramétrage n’est pas effectué, alors le fonctionnement correspond à la validation en une étape (paragraphe ci-dessus).

Exemple de scénario à partir du paramètrage ci-après Exemple pour deux valideurs :

Le commercial saisit un devis, puis le passe en accepté une fois le retour du client reçu (manuellement ou via une procédure de signature électronique).
artis.net lit alors la table de décision TD_ValidationMultipleDevis : si présence de l’action “Générer le devis en commande”, alors artis.net met automatiquement la première valeur de la caractéristique Etape 1 - Responsable commercial,
Le 1^er responsable, Responsable commercial :
- utilise le présent menu Contrôler les devis,
- voit tous les devis à contrôler,
- filtre les devis disposant du tag Etape 1 - Responsable commercial peuvent être sélectionnés (filter en haut à droite du tableau),
- contrôle chaque devis,
- clique sur le tag Etape 1 - Responsable commercial,
- une fenêtre s’ouvre et permet de modifier la valeur de l’étape,
- sélectionne Etape 2 - Responsable Technique/Projet,
Le 2^ème responsable, Responsable Technique/Projet :
- utilise également le présent menu Contrôler les devis,
- voit tous les devis à contrôler,
- filtre les devis disposant du tag Etape 2 - Responsable Technique/Projet peuvent être sélectionnés (filter en haut à droite du tableau),
- contrôle chaque devis,
- sélectionne les devis puis, à l’identique de ci-dessus :
  - Soit génère les commandes,
  - Soit refuse les commandes.

Le filtre positionné par l’utilisateur est mémorisé par utilisateur. Ainsi, lors de la prochaine session, il retrouvera ce filtre activé.

Impacts#

Le statut de la commande générée est positionné en fonction du paramétrage de la table de décision, au regard de conditions :

Organisation interne,
Activité/métier,
Avec ou sans affaire,
Montant,
Unité organisationnelle.

Consulter :

Il est ainsi possible de rajouter autant d’étapes de validation que nécessaire.

Attention !

Cette mise en place est très impactante dans la chaîne des ventes ! Aussi, son paramétrage doit être réalisé par un utilisateur averti. Le conseil d’ARTIS est donc vivement recommandé. Contacter ARTIS pour plus d’information.

Paramétrage#

Groupe de caractéristique#

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les groupes de caractéristiques

Créer un groupe de caractéristiques liés au devis client. Dans celui-ci, créer une caractéristique avec les propriétés suivantes :

Code : par exemple “AVANCEMENT”,
Libellé : par exemple “Avancement”,
Type texte,
Option ☐ Saisie libre décochée,
Option ☐ Choix multiple décochée,
Saisir autant de valeurs que d’étapes à définir : la première valeur sera celle considérée comme la première étape : c’est cette valeur qui sera renseignée automatiquement sur le devis lorsque celui-ci aura été accepté, exemple pour deux étapes (deux valideurs) :
- “Etape 1 - Responsable commercial”
- “Etape 2 - Responsable Technique/Projet”

Table de décision#

Remarque :

Cette table est de type donc “lue” par ordre de la colonne “Position”. Une fois que la règle correspond au cas présenté, ladite règles est appliquée et la lecture de la table s’interrompt. Consulter Mode “Normal”.

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision

Rechercher et ouvrir la table de décision TD_ValidationMultipleDevis
Cliquer sur le bouton
Cliquer sur le bouton
Sélectionner :
- Org int : organisation interne concernée par le devis,
- Activité/Métier (si géré) : Activité/Métier du devis,
- Avec ou sans affaire : permet de différencier si le devis est lié ou non à une affaire,
- Montant inférieur à la limite : le caractère * indique “Sans limite”,
- UO : Unité Organisationnelle concernée par le devis,
- Action sur le devis :
  - Générer le devis en commande : correspond à une acceptation manuelle du devis,
  - Retour accepté de signature électronique : correspond à une acceptation par le client final dans le cadre d’une procédure de signature électronique,
- Caractéristique : sélectionner la propriété du groupe de caractéristiques contenant les valeurs correspondantes aux étapes (voir ci-dessus),
- État final : sélectionner l’état de la commande (À vérifier ou En cours) qui sera renseigné lorsque le dernier utilisateur générera la commande, consulter Les états d’une commande client,
- État initial : sélectionner la valeur du groupe de caractéristique qui sera renseignée sur le devis après contrôle,
Cliquer sur le bouton ou F2

Exemple pour deux valideurs#

Groupe de caractéristiques : “GDC_DEVIS - Caractéristiques Devis”

La caractéristique “AVANCEMENT” contient deux valeurs :
- “Etape 1 - Responsable commercial”
- “Etape 2 - Responsable Technique/Projet”
Table de décision TD_ValidationMultipleDevis

Position	Org int	Activité/Métier	Avec ou sans affaire	Montant inférieur à la limite	UO	Action sur le devis	Caractéristique	Etat initial	Etat final
1	01	BURO	Avec	*	COMMBURO	Générer le devis en commande	AVANCEMENT	Etape 2 - Responsable Technique/Projet	A vérifier

Consulter Affaire et statuts, plusieurs valideurs.

Exemple avec l’utilisation de la signature électronique#

Table de décision TD_ValidationMultipleDevis

Position	Org int	Activité/Métier	Avec ou sans affaire	Montant inférieur à la limite	UO	Action sur le devis	Caractéristique	Etat initial	Etat final
1	*	*	*	500.0	*	Retour accepté de signature électronique	*	*	En cours
2	*	*	*	*	*	Retour accepté de signature électronique	*	*	A vérifier

La première ligne permet d’indiquer : si le montant du devis est inférieur à 500.00 €, alors au retour du devis signé, la commande issue de ce devis passera automatiquement à l’état “en cours”. L’administration des ventes n’aura pas l’étape Valider des affaires externes.
Dans le cas contraire (deuxième ligne) : la commande issue de ce devis passera par l’étape Valider des affaires externes.

Consulter Affaire et statuts, signature électronique.

Exemple plus élaboré#

Table de décision TD_ValidationMultipleDevis

Position	Org int	Activité/Métier	Avec ou sans affaire	Montant inférieur à la limite	UO	Action sur le devis	Caractéristique	Etat initial	Etat final
1	01	BURO	Avec	500.0	COMMBURO	Générer le devis en commande	AVANCEMENT	Etape 1 - Responsable commercial	En cours
2	01	BURO	Avec	7000.0	COMMBURO	Générer le devis en commande	AVANCEMENT	Etape 2 - Responsable technique	En cours
3	01	BURO	Avec	*	COMMBURO	Générer le devis en commande	AVANCEMENT	Etape 3 - Responsable de projet	A vérifier
4	01	BURO	Sans	500.0	COMMBURO	Générer le devis en commande	AVANCEMENT	Etape 1 - Responsable commercial	En cours
5	01	BURO	Sans	7000.0	COMMBURO	Générer le devis en commande	AVANCEMENT	Etape 2 - Responsable technique	En cours
6	01	BURO	Sans	*	COMMBURO	Générer le devis en commande	AVANCEMENT	Etape 3 - Responsable de projet	A vérifier
7	04	*	*	*	*	Générer le devis en commande	*	*	En cours
8	*	*	*	500.0	*	Retour accepté de signature électronique	*	*	En cours
9	*	*	*	*	*	Retour accepté de signature électronique	*	*	A vérifier