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Comment gérer les licences dans artis.net#
Voici un récapitulatif de la gestion des licences dans artis.net. Cette gestion comprend deux axes :
La gestion ou méthode de la facturation,
La typologie des articles.
Gestion de la facturation#
Cas d’utilisation 1 : pas de gestion via les contrats#
Le prestataire vend la licence via le chaînage des ventes (commande, BL, facture) pour la première occurrence. Puis, pour le renouvellement, il refacture au client selon le détail de facturation du fournisseur au regard de la facture reçue.
L’ADV s’occupe de la partie commande,
Un intervenant livre la licence chez le client,
L’ADV facture à partir du BL,
Lors des mois suivants, l’ADV émet une facture directe (manuelle) au client selon les infos fournisseur.
Avantage : Traitement facile,
Inconvénient : Suivi, statistique selon la typologie des articles (voir ci-après), facturation à l’aveugle.
Cas d’utilisation 2 : gestion via les contrats de type “Montant forfaitaire”#
Le prestataire vend la licence via le chaînage des ventes (commande, BL, facture). Puis pour le renouvellement, il crée un contrat avec une règle de facturation de type “Montant forfaitaire”. Les quantités de licences sont ajustées dans la règle au fil de l’eau et grâce au paramètre de “prorata”, la facturation s’ajuste.
L’ADV s’occupe de la partie commande,
Un intervenant livre la licence chez le client,
L’ADV facture à partir du BL,
L’ADV crée une SSC, avec une RFCMF qui démarre à la fin de la licence déjà livée,
Au fil des ajouts et des retraits par le technicien, l’ADV vient modifier la quantité (en + ou en -) sur la RFCMF du contrat du client,
Lors de la facturation des contrats, les licences sont facturées.
Avantage : Suivi des ventes et des quantités chez le client (via la RFC),
Inconvénient : Pas de rapprochement entre les achats et les ventes, suivi demandant plus de rigueur et communication que le cas d’utilisation 1.
Cas d’utilisation 3 : gestion via les contrats de type “Abonnement fournisseur”#
Le prestataire vend la licence via le chaînage des ventes (commande, BL, facture). Puis pour le renouvellement, il crée un contrat avec une règle de facturation de type « Abonnement Fournisseur ». Cette règle de facturation va gérer le côté Vente (refacturation à votre client) mais aussi le côté Achat (génération de commande, BL et facture fournisseur lors de la facturation des contrats). Les quantités sont aussi ajustables et gérées au prorata. Si des articles « Composant » sont utilisés, aucun mouvement de stock n’est fait.
L’ADV s’occupe de la partie commande,
Un intervenant livre la licence chez le client,
L’ADV facture à partir du BL,
L’ADV crée une SSC, avec une RFCAF qui démarre à la fin de la licence déjà livée,
Au fil des ajouts et des retraits par le Service technique, l’ADV doit modifier la quantité (en + ou en -) sur la RFCMF du contrat du client, (la modification impacte les achats et les ventes),
Lors de la facturation des contrats au client, les licences sont facturées,
En général, à des moments distincts, l’ADV procède à la génération des achats (commande/facture),
Lors de la réception de la facture fournisseur, l’ADV procède au rapprochement avec la facture générée ou créée à parti du BL/commande fournisseur préalablment générés.
Avantage : Suivi des ventes et des quantités chez le client (via la RFC), rapprochements des achats avec les ventes,
Contrainte : Suivi rigoureux (communication, pointage).
Typologie des articles#
À cette gestion s’ajoute le type d’article de vos licences :
Article de type Intangible : Pas de numéro de série, pas de gestion en stock = Pas de génération de commande d’achat à partir de la commande client,
Article de type composant : Pas de numéro de série mais gestion en stock. Gestion des quantités en + (via un BL) ou en – (suite à une reprise d’article) chez le client + le stock interne,
Article de type Modèle : Gestion en stock avec numéro de série. Chaque licence est unique (sérialisée). Lorsque l’on livre une licence chez un client, un bien est créé (via les commandes). Lorsque la licence doit être retirée de chez le client, le scénario fonctionnel est une “reprise logistique”. Le bien est repris en stock la licence pour une possible utilisation chez un autre client.
Compatibilité entre les cas d’utilisation et les typologie des articles#
Intangible :
compatible avec les cas 1, 2 et 3,
Composant :
compatible avec le cas 1,
compatible avec les cas 2 et 3 : dans ce cas le suivi se fait via la RFC (dont pas d’utilité de faire des reprises). Le stock interne est utile uniquement pour la première commande : “On vend ce que l’on achète”,
Modèle :
compatible avec les cas 1 uniquement.