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Généralités#

Les groupes de caractéristiques permettent de paramétrer des champs supplémentaires sur différentes fiches :

Articles et biens :
- Articles : onglet Fabricant,
- Biens : onglet Composition,
- Fiche type : dans l’en-tête
Articles Vendus : onglet Vente de la fiche Article,
Affaire : onglet Classifications et Caractéristiques,
Interlocuteurs : onglet Fiche principale,
Organisations : onglet Identifiants (cette gestion remplace le menu Gérer les identifiants d’organisation qui existait dans les Paramètres généraux),
Client/Prospect : Onglet Fiche principale de la fiche Client, affiché également sur la synthèse client,
Sites : Onglet principal de la fiche Site et dans l’onglet Site d’une fiche Client par exemple ; une section par groupe de caractéristiques,
Devis clients : onglet Classifications et Caractéristiques,
Commandes client : onglet Classifications et Caractéristiques,
Factures client : onglet Classifications et Caractéristiques,
Collaborateurs : onglet Fiche principale,
Profils client : onglet Client des fiches :
- Client,
- Financeur,
- Transporteur,
- Sous-traitant,
- Organisation interne,
Mots de passe : Panneau Gestionnaire de mots de passe des fiches :
- Biens,
- Équipements,
- Tiers,
- Sites,
- Des mots de passes personnels,
Règles de facturation : onglet “principal”.

Ces champs additionnels sont personnalisables. Des propriétés sont disponibles pour chaque champ (obligatoire, type de saisie, saisie libre ou choix dans une liste, etc.).
Certains groupes sont automatiquement créés à l’installation ou à la migration d’artis.net.

À partir de la version 4.2 d’artis.net, les groupes de caractéristiques portant sur les Clients/prospects, Interlocuteurs ou Affaires peuvent également être utilisés dans le cadre d’une interface entre Hubspot et artis.net.
Consulter Interface Hubspot.

Requêtes de recherche, filtres, exports#

Sur les requêtes d’export de la plupart des fiches concernées, il est possible :

d’afficher ou non les groupes de caractéristiques,
si l’utilisateur choisit de les afficher :
- de filtrer sur un groupe,
- d’afficher uniquement les informations du groupe sélectionné ou les informations de tous les groupes,
- de faire une recherche en filtrant sur les valeurs des propriétés,
- d’extraire ces informations.

C’est le cas entre autres de :

Pour des raisons évidentes de sécurité, les caractéristiques liées aux mots de passe ne sont pas exportées.

Spécificités pour les articles et biens#

Un article créé à partir d’une fiche type pour laquelle un groupe de caractéristiques est associé récupérera cette association.

Pour un bien, les informations sont récupérées du groupe de caractéristique de l’article lié : lorsqu’un groupe de caractéristiques est associé à un article, le bien créé avec cet article sera également associé à ce groupe de caractéristiques. Les champs ajoutés seront ceux définis dans l’onglet Au niveau du bien.
En résumé, pour disposer des champs pour un bien :

Créer un groupe de caractéristiques lié aux Articles et biens,
Renseigner dans chaque onglet les champs souhaités :
- Onglet Au niveau du type de produit,
- Onglet Au niveau du bien,
Associer l’article (type de produit) au groupe de caractéristiques créé,
Créer le bien à partir cet article ou en l’associant manuellement,
Sur la fiche du bien, dans l’onglet Composition, renseigner les valeurs souhaitées pour les propriétés créées.

Remarque :

Certains groupes sont prédéfinis dans l’application. Par exemple :

Encre / Consommable avec la durabilité, le taux d’encrage, la longévité, la durabilité,

Prestation avec la durée de la prestation,

Etc.

Spécificités pour les collaborateurs#

Remarque :

Les propriétés des groupes de caractéristiques peuvent également être utilisées comme critères dans la recherche des intervenants sur les IT.

Cette fonctionnalité vient en complément de la gestion des compétences qui, pour rappel, permet de gérer les affectations en fonction de :

domaines,
modèles,
logiciels,
gammes.

Consulter Sélectionner l’intervenant par caractéristique.

Spécificités pour les mots de passe#

En plus des fiches sur lesquelles ils sont enregistrés, Les mots de passe sont également accessibles à plusieurs endroits de la solution artis.net :

depuis la synthèse client
depuis une DIT ou une IT,
avec l’extension navigateur,
etc.

ARTIS préconise de créer autant de groupes de caractéristiques liés à des mots de passe que de “types” nécessaires. Aussi, à la création du mot de passe, les champs présentés seront adaptés au contexte. Par exemple :

un groupe correspondant à des identifiants FTP (avec un champ complémentaire Port),
un groupe correspondant à des identifiants d’annuaire (avec un champ complémentaire Domaine)
etc.

Par défaut, un groupe de mot de passe contient au minimum :

un champ “Description”,
un champ “Mot de passe”.

Rechercher un groupe de caractéristiques#

La recherche avancée permet de faire un filtre par Code et/ou par Type du groupe (champ “Lié aux”).

Créer un groupe de caractéristiques#

Cliquer sur le bouton
Saisir :
- le code du groupe,
- le libellé du groupe,
Sélectionner les fiches concernées dans le champ Lié aux,
Si les caractéristiques concernent les articles et les biens, deux onglets supplémentaires s’affichent,
- Au niveau du produit,
- Au niveau du bien,
La case “Actif” est cochée par défaut (si on désactive un groupe de caractéristiques, celui-ci n’est plus visible sur les fiches qui l’utilisent. Les éventuelles valeurs sont cependant conservées en base de données. Si le groupe est réactivé, les valeurs sont restaurées sur les fiches qui l’utilisent),
Cliquer sur le bouton pour ajouter une propriété avec :
- un code ⁽¹⁾,
- un libellé (il correspondra au libellé du champ : il est vivement conseillé d’indiquer un libellé parlant pour que l’utilisateur sache quel type de valeur il doit saisir (numérique ou alphanumérique), par exemple “Nombre de jours”),
Sélectionner les éventuelles options (voir ci-après),
Cliquer sur le bouton ou F2

⁽¹⁾ Attention !

Le code ne doit pas contenir de caractère accentué, spécial ou d’espace.

Particularités : Code à usage unique (OTP)#

Il est possible d’utiliser un mot de passe à usage unique en utilisant un service tiers.

Pour ce faire, la propriété doit être comme suit :

Code = OTP,
Libellé = saisie libre,
☐ Indexable peut être décoché (pas d’utilité à ce qu’il le soit),
Type = Texte,
☑ Saisie libre doit être coché.

Lors de la création du mot de passe, saisir dans le champ l’adresse au format “otpauth://xxxxxxx” ou insérer le QR Code qui peut être fourni par la solution tierce.

Détails des propriétés#

Sur chaque propriété, il est possible de définir des options :

Obligatoire#

Si activé, l’enregistrement de la fiche ne sera pas possible tant que le champ n’aura pas été complété.

Indexable ⁽¹⁾#

Si activé, permet de faire une recherche à l’aide de cette information (exemple : Un bien géré par une numéro de série, et pour lequel il est souhaité d’avoir un nom de personne. La personne est déclarée comme une caractéristique du bien. En rendant cette caractéristique indexable, il sera possible de trouver le bien à l’aide du nom de la personne). L’indexation de cette information n’est disponible que pour artis.net (pas pour le portail client).

Type#

Les types disponibles sont :

Texte,
Nombre seul,
Nombre avec unité,
Nombre entier ⁽¹⁾,
Date,
Date heure,
Booléen (traduit par une case à cocher ☐ sur les fiches concernées),

⁽¹⁾ Ce type est disponible à partir de la version 4.2 d’artis.net.

Multiple#

Disponible si “Type” = “Nombre seul” ou “Nombre avec unité”. Permet d’appliquer un multiple à une valeur exprimée.

Par exemple, pour le cas du type “nombre avec unité”, en prenant l’unité “euros”, on peut à la fois traduire “1000 €” par “1 k€” (valeur = 1 ; multiple = kilo ; unité = euros) et exprimer “100 €” (valeur = 100 ; multiple = aucun ; unité = euros). La même unité est utilisée mais les valeurs sont exprimées différemment.

Les valeurs possibles sont pré-enregistrés dans la base de donnée. Ils permettent de bien formaliser les unités.

Unité#

Disponible si “Type” = “Nombre avec unité”.

La liste des unités (regroupées par type) correspond à la table de libellés Unités. Il est possible de modifier cette table si des unités sont manquantes.

Visible sur portail ⁽¹⁾#

Si activé, l’information sera disponible sur la fiche article pour la commande en ligne. À cocher si l’option Recherche sur le portail est activée.

Remarque :

⁽¹⁾ Cette option n’est disponible que pour les groupes de caractéristiques liés aux articles et biens.

Recherche sur portail ⁽¹⁾#

Si activé, l’utilisateur pourra filtrer l’affichage des articles par cette valeur pour la commande en ligne (la saisie de valeurs est alors obligatoire, la saisie libre interdite). Les nomenclatures contenant des articles avec la propriété seront également affichés au client. En activant cette option, il convient de cocher également Visible sur le portail.

Remarque :

⁽¹⁾ Cette option n’est disponible que pour les groupes de caractéristiques liés aux articles et biens.

Visible dans Synthèse client ⁽¹⁾#

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.2 d’artis.net.

Si activé, la caractéristique sera visible dans la l’onglet Détail la synthèse client.

Remarque :

⁽¹⁾ Cette option n’est disponible que pour les groupes de caractéristiques liés aux Clients/prospects.

Actif#

Permet d’activer/désactiver la caractéristique.

Si une propriété est désactivée, celle-ci n’est plus visible (mais conservée dans la base de données) sur les fiches qui utilisent ce groupe de caractéristiques. Si elle est ensuite réactivée, le champ et sa valeur sont restaurées sur les fiches.

Saisie libre#

Activé : saisie alphanumérique libre (limitée à 256 caractères),
Désactivé : l’utilisateur devra faire une sélection parmi une liste de choix. Pour ce faire, cliquer sur le bouton puis sur le bouton de la section ouverte pour ajouter les choix possibles (texte ou date heure en fonction du type sélectionné précédemment). L’option “Choix multiple” permettra à l’utilisateur de sélectionner plusieurs de ces valeurs.

Modifier un groupe de caractéristiques#

Attention !

La modification d’un groupe de caractéristiques va impacter les fiches qui l’utilisent. Par exemple, la suppression d’une propriété entraîne la suppression de la valeur enregistrée sur toutes les fiches qui l’utilisent.

Par ailleurs, pour conserver la cohérence des données, certains éléments ne sont pas modifiables s’ils sont utilisés. Par exemple, il n’est pas possible de modifier le type (un texte en date, un booléen en nombre, etc.).

Ouvrir la fiche Groupe de caractéristiques,
Cliquer sur le bouton
Effectuer les modifications souhaitées,
Cliquer sur le bouton ou F2

Supprimer un groupe de caractéristiques#

Attention !

Avant la suppression effective du groupe, un contrôle est fait par artis.net sur son utilisation. La suppression d’un groupe de caractéristiques entraîne la suppression des données sur les fiches qui l’utilisent. Ces données ne sont pas récupérables.

Ouvrir la fiche Groupe de caractéristiques,
Cliquer sur le bouton
Confirmer la suppression.