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Échanges#
Les échanges sont toutes les actions de prise de contact, prise de rendez-vous, compléments d’informations, relances, etc. qui peuvent avoir lieu entre l’enregistrement de la DIT et la saisie du CRIT.
Les échanges provenant du client sont dénommés échanges reçus,
Les échanges transmis au client sont dénommés échanges transmis.
Remarque :
Les échanges se trouvent dans un onglet spécifique de la DIT. Depuis une IT, ils sont accessibles depuis l’icône
en haut de l’écran.
Icône |
Description |
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Depuis la DIT, indique le nombre d’échanges présents dans l’onglet dédié. |
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Depuis la DIT, indique que le dernier échange enregistré a pour type Relance. |
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Depuis l’IT, donne accès aux échanges. Ici, aucun échange n’a encore été enregistré sur la DIT |
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Depuis l’IT, donne accès aux échanges, des échanges ont déjà été enregistrés. La vignette qui suit indique le nombre d’échanges enregistrés. |
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Depuis l’IT, la présence d’une vignette rouge indique qu’il y a au moins un échange de type relance dans les échanges de la DIT |
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Permet d’enregistrer un message reçu de la part du client, consulter le paragraphe ci-dessous. |
Messages envoyés |
Permet d’enregistrer un échange vers le client ou d’enregistrer un courriel, consulter le paragraphe ci-dessous. |
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Permet d’envoyer un mail, consulter le paragraphe ci-dessous. |
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Permet de voir les informations, de modifier ou de supprimer le message. |
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Ferme le panneau de gestion des échanges. |
Remarque :
La suppression d’un échange n’est pas disponible dans tous les cas. Une suppression décrémente la compteur mais les informations de suppression sont conservées et visibles dans les échanges avec :
l’identifiant de l’utilisateur,
la date,
l’heure,
le corps de l’échange, au survol.
Envoyer un message par Mail#
Le pictogramme 
dans l’onglet ou la fenêtre de gestion des échanges permet d’ouvrir une fenêtre d’envoi de mail.
Utiliser la barre d’outils de l’éditeur pour mettre en forme le mail.
Les modèles de mail et signatures sont paramétrables dans le menu Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les templates de mail.
Il est par aileurs possible d’insérer des pièces jointes.
En cliquant sur 
le message sera enregistré dans les échanges de la DIT.
Remarque :
En cliquant sur
, si le texte du mail a déjà commencé à être saisi, un message propose à l’utilisateur de conserver un brouillon. Les brouillons sont ensuite accessibles depuis le menu Accès rapide. Un fenêtre de sélection s’affiche afin de permettre à l’utilisateur de reprendre la saisie.
Saisie d’un message déjà envoyé ou reçu#
Date : champ pré-rempli à la date/heure du système,
Type : définit le type de message reçu ou envoyé. Si le dernier échange est de type “Relance”, alors la vignette comptabilisant les échanges deviendra rouge.
Envoyé par :
message envoyé : par défaut sur l’utilisateur de la session. Un choix est possible dans la liste des collaborateurs. L’adresse Mail 1 et Mail 2 sont visibles,
message reçu : pas de valeur par défaut,
Reçu par :
message envoyé : par défaut sur la personne à contacter de la DIT pour un message envoyé. Un choix est possible dans la liste des interlocuteurs du client. L’adresse Mail 1 et Mail 2 sont visibles,
message reçu : par défaut sur l’utilisateur de la session pour un message reçu,
Objet : champ libre non obligatoire,
Détail : champ libre obligatoire (limité à 4000 caractères),
Cliquer sur le bouton
Messages reçus du client#
Le portail client permet aux clients finaux de saisir directement un échange concernant une Intervention en cours ou qui vient d’être terminée. Des notifications peuvent être affichées pour signaler l’arrivée des ces échanges.