Mise en œuvre¶

Les éléments listés ci-dessous sont ceux définis lors de la mise en place de l’Offre Standard.
Il est possible de personnaliser/adapter les valeurs dans le Mode Projet, Contacter ARTIS.

Logo de l’entreprise¶

Le logo visible en haut à gauche des tableaux de bord peut être personnalisé avec celui de l’entreprise.
À défaut, c’est celui d’ARTIS qui est utilisé.

Le fichier à fournir doit :

être au format “*.png”, par exemple logo.png,
avoir une hauteur minimale de 42 pixels.

Groupe de caractéristiques “Affaire BI”¶

Pour les affaires, la correspondance des données est réalisée via des champs exitants nativement dans l’ERP CRM mais également avec des champs additionnels propres.
Ces derniers sont regroupés dans le groupe de caractéristiques spécifique Affaire BI.

Consulter Gérer les groupes de caractéristiques.

Rechercher et sélectionner le groupe Affaire BI portant sur les affaires.

Attention !

Il convient de ne jamais modifier les champs “Code” et “Libellés” de toutes les propriétés de ce groupe de caractéristiques.
Cependant, lorsqu’une propriété est paramétrée en Type = Texte et ☐ Saisie libre, la liste des valeurs possibles peut être librement modifiée.

Position	Code	Libellé	Obligatoire	Indexable	Type	Actif	Saisie libre	Exemples de valeurs
1	BI_DI	Décideur identifié	☐	☐	Booléen	☑	☑
2	BI_CC	Concurrence connue	☐	☐	Booléen	☑	☑
3	BI_QA	Qualification faite	☐	☐	Booléen	☑	☑
4	BI_PC	Proposition commentée	☐	☐	Booléen	☑	☑
5	BI_ST	Stratégique	☐	☐	Booléen	☑	☑
6	BI_OA	Origine de l’affaire	☐	☐	Texte	☑	☐	• Site WEB, • Notoriété, • Linkedin - réseaux sociaux, • etc.
7	BI_TV	Type de vente	☐	☐	Texte	☑	☐	• New Biz, • Renouvellement, • Vente additionnelle, • etc.
8	BI_TP	Offre	☐	☐	Texte	☑	☐	• Installation téléphonie 1-10 postes, • Installation téléphonie +10 postes, • Serveur, • Poste informatique, • Réseaux, • Sécurité, • Applicatif, • Prestation, • MFP A4, • MFP A3, • MFP Presse, • Scanner, • GED, • Alarme, • Vidéosurveillance, • Etc.
9	BI_HS	Hors statistique ⁽¹⁾	☑	☐	Booléen	☑	☑

⁽¹⁾ Remarque :

Positionné à ☑ Oui sur une affaire, permet d’exclure cette affaire des chiffres présentés sur les indicateurs.

Natures et motifs d’action¶

Pour les actions commerciales, la correspondance est faite sur des natures codifiées.

Attention !

Les codes des valeurs définies ci-dessous ne doivent pas être modifiés !

La présente documentation fait référence à ce tableau en utilisant le libellé.

Ne pas ajouter de motifs d’actions dans ces natures existantes, au risque de fausser les indicateurs.

Consulter Gérer les natures des actions.

Type	Code	Libellé	Actif	Catégorie	Multi-contact	Planifiée par défaut	Durée prévue (H.M)
Nature	100-BI-AP	Appels	☑	Appels	☐	☐	0.30
Motif	110-BI-AP-QUA	Découverte - Qualification	☑			☑	0.10
Motif	120-BI-AP-RDV	Prise de RDV	☑				0.30
Motif	130-BI-AP-PRP	Prospection	☑				0.10
Motif	140-BI-AP-REL	Relance	☑				0.15

Nature	200-BI-ED	Envoi de document	☑	Lettres	☑	☐	0.10
Motif	210-BI-ED-DOC	Documentation	☑				0.10
Motif	220-BI-ED-PRS	Devis/Proposition	☑				1.00

Nature	300-BI-AT	Terrain	☑		☐	☐	1.00
Motif	310-BI-AT-PRP	Prospection	☑		☑	☐	1.00
Motif	320-BI-AT-VIS	Visite client	☑		☑	☐	1.00

Nature	400-BI-RS	RDV s/Site	☑	Rendez-vous	☐	☑	1.00
Motif	410-BI-RS-APP	Approche	☑		☑	☑	1.00
Motif	420-BI-RS-NEG	Négociation	☑		☑	☑	1.00
Motif	430-BI-RS-CON	Conclusion	☑		☑	☑	1.00

Nature	500-BI-RT	RDV Visio/Téléphone	☑	Rendez-vous	☐	☑	1.00
Motif	510-BI-RT-APP	Approche	☑			☑	1.00
Motif	520-BI-RT-NEG	Négociation	☑			☑	1.00
Motif	530-BI-RT-CON	Conclusion	☑			☑	1.00

Niveau de confiance¶

La table de libellés Niveau de confiance est utilisée pour calculer la pondération des indicateurs de CA, CA SSC et marges.

Code	Libellé
A	Engagement
B	Confiance moyenne
C	Confiance faible

Cette table peut-être complétée/modifiée mais il faudra qu’ARTIS intervienne pour définir les cœfficients de pondération.

Chiffre d’affaire et marge : Pondération¶

La pondération permet de minorer le CA, le CA SSC et la marge affiché en fonction du niveau de confiance de l’affaire.
Cette pondération est paramétrée dans artis BI et peut être modifiée par les équipes techniques d’ARTIS.

Remarque :

Il est prévu de rendre autonome l’utilisateur sur ce point.

Confiance faible : un cœfficient de 0,2 est appliqué sur le montant,
Confiance moyenne : un cœfficient de 0,5 est appliqué sur le montant,
Confiance maximum : un cœfficient de 0,8 est appliqué sur le montant.

Habilitations¶

Pour pouvoir se connecter sur l’interface artis BI, l’utilisateur doit disposer d’un compte dans l’application artis CRM.
Consulter Ajouter un collaborateur. Ce compte doit disposer :

de la mission commercial,
être dans une UO de type Commerce,
avoir un rôle dans cette UO qui est paramétré pour accéder à artis BI
d’une adresse mail renseignée dans le champ “Mail 1”. Cette adresse doit être unique dans la base de données.

Remarque :

Pour que l’utilisateur puisse se connecter, une synchronisation des données entre artis CRM et artis BI doit avoir eu lieu. En général cette synchronisation est lancée automatiquement une fois par jour, en dehors des heures d’activité.

Rôle¶

Les rôles permettent de définir les utilisateurs dont il est souhaitable de voir les informations.

Nom	Description	Dirige	Crm
Commercial(e) - CRM	Commercial(e)	Non	Oui
Chef(fe) de Vente - CRM	Chef(fe) de Vente	Oui	Oui
Dir. Commercial(e) - CRM	Directeur(trice) Commerciale	Oui	Oui

Gestion des utilisateurs¶

Pour créer un accès à artis BI pour un collaborateur, celui-doit au préalable :

avoir la mission Commercial,
disposer d’un accès à artis CRM et donc de la licence “CRM”,
être membre d’une Unité organisationnelle de type “Commerce”,
avoir un rôle CRM dans celle-ci (par exemple “Commercial(e)”, Chef(fe) de Vente ou “Directeur(trice) Commercial”),
avoir une adresse mail unique dans la solution (présente uniquement sur son compte).

Lors de la mise en œuvre d’artis BI, une analyse est faite sur le paramétrage des rôles et des unités organisationnelles dans artis CRM.
Aussi, il convient de ne pas modifier ensuite ces rôles (les renommer par exemple) sans avoir consulté les équipes techniques d’ARTIS.

Remarque :

À ce jour, il s’agit bien d’un compte différent d’artis CRM. La concordance est faite sur l’adresse mail.
Chaque compte (celui d’artis CRM et celui d’artis BI) a donc un mot de passe propre, celui-ci n’est pas synchronisé.

Ajouter un accès à artis BI pour un collaborateur existant¶

Ouvrir le menu Menu Paramétrage > Menus et habilitations > Gérer les compte d’accès
Rechercher et ☑ sélectionner le collaborateur,
Cliquer sur le bouton
Dans la section Détails cocher la case ☑ Accès Artis-BI
Cliquer sur le bouton ou F2
Le collaborateur reçoit un mail l’invitant à se connecter. Le mail contient l’url d’accès ainsi que son identifiant et son mot de passe temporaire,
Il convient ensuite de modifier le mot de passe pour celui de son choix.

Ajouter un accès à artis BI pour un nouveau collaborateur¶

Comme pour toutes les autres données, la liste des utilisateurs est synchronisée périodiquement depuis artis.net vers artis BI (la plupart du temps toutes les 24 heures). Aussi, si un nouveau collaborateur arrive, la création de son compte artis BI ne pourra être réalisée que le lendemain de la création de son compte artis CRM :

Créer la fiche collaborateur,
Créer son compte d’accès artis CRM,
Attentre qu’une synchronisation ait été faite (généralement toutes les 24h),
Créer son compte artis BI, en suivant la procédure décrite ci-dessus.

Consulter également Gérer les collaborateurs.

Désactiver l’accès d’un collaborateur¶

Pour supprimer cet accès, il suffit de décocher la case ☐ Accès Artis-BI sur le compte d’accès du collaborateur.
La prise en compte est immédiate : l’utilisateur sera déconnecté et son mot de passe sera modifié pour empêcher une nouvelle connexion.
Aussi, s’il s’agissait d’une erreur et que l’accès est de nouveau donné, le collaborateur recevra un nouveau mot de passe temporaire qu’il faudra ensuite personnaliser.

Changer son mot de passe¶

Le mot de passe de l’utilisateur peut-être modifié dans le menu Paramètres > Info >

Saisir le nouveau mot de passe,
Le confirmer,
Cliquer sur le bouton

Que se passe t-il à la désactivation d’un collaborateur ?¶

Si un compte collaborateur est désactivé, la date de fin de collaboration est renseignée à la date du jour et tous ses accès aux applications sont alors désactivés.
Les données le concernant (actions, affaires, devis, etc.) restent accessibles aux personnes dirigeant l’Unité Organisation de l’“ex-collaborateur”.