Contrôler les factures fournisseur

Contexte

Le mode habituel dans artis.net est de créer une facture fournisseur reflétant le document envoyé par le fournisseur (total hors taxe, montant des TVA, total toutes taxes). Le corps de la facture artis.net est constitué alors des lignes de livraison fournisseur et de lignes supplémentaires (frais, articles non compris dans des livraisons fournisseur).

L’insertion de ces lignes de livraisons fournisseur dans la facture fait changer l’état du BL concerné vers les états « Facturé partiellement » ou « Facturé totalement ».

La facture est à l’état « Enregistré » et est susceptible d’être prise en compte dans le dans le traitement de la génération des écritures comptables. L’état de la facture passera alors à « Validée en comptabilité ».

Objectif de “Contrôle facture”

Le prestataire souhaite avoir les factures rapidement en compabilité ou il les paie rapidement aux fournisseurs. Même si les factures sont en anomalie et/ou non validées par les personnes des services concernés, elles sont transcrites en pièces comptables.

Les anomalies et/ou rapprochements sont traités dans un second temps.

Remarque : Ce mécanisme requiert une particularité au niveau du logiciel comptable : En effet, deux pièces comptables issues d’une même facture sont envoyées dans le logiciel de Comptabilté. Ce dernier doit pouvoir recevoir ces deux pièces, la seconde venant corriger la première.

Constat d’une anomalie

Si l’utilisateur comptable constate une anomalie sur la facture fournisseur (cas du montant à rapprocher > 0), il poursuit et valide tout de même la facture.

Pour mettre en évidence ces écarts, l’utilisateur comptable dispose d’articles spécifiques « Anomalie » (consulter Paramétrage).

Écart autorisé

À la validation de la facture, un article est généré automatiquement en fin de facture. Il permet d’avoir une certaine souplesse, notamment sur les approximations de calcul entre la facture dans artis.net et la facture papier.

Le montant autorisé est calculé avec un pourcentage sur le montant HT, plafonné à un certain montant (paramétrage par exemple de 1% pour un plafond de 2 €).

Le pourcentage et le plafond auront une valeur par défaut, valable pour tous les fournisseurs. Pour chaque fournisseur, il sera possible de spécifier des valeurs prioritaires sur les valeurs standards (consulter Paramétrage).