Plan de formation#

Objectif#

Optimiser la gestion des encres :#

  • Gain de temps de traitement (plus de ressaisie des appels ou des notifications reçues par mail)

  • Diminution des litiges (ruptures client, envois en urgence)

  • Diminution des coûts pour la société (moins de stock chez les clients, moins d’achat, moins de frais de colisage)

Principe de base#

  • Le traitement “Générer les commandes de consommables à partir des niveaux d’encre” anticipe les besoins des clients et propose les encres à commander à partir des remontées de niveaux d’encre Kpax / artis.net.

  • Il propose également les autres consommables à commander (bacs de récupération, articles en préventif).

  • Avec cet outil d’aide à la décision, le gestionnaire décide de valider ou non les propositions de commandes.

Traitement des encres#

Compatibilités et durées de vie normatives#

Les encres doivent avoir :

  • Une couleur et une ventilation en Équivalent pages A4 (les 2 pour les toners noirs),

  • Une relation de compatibilité avec leur(s) modèle(s),

  • Une durée de vie et un taux d’encrage normatifs.

Les biens doivent avoir un seul article compatible par couleur.

Paramètres de gestion fondamentaux#

Home Paramètres généraux > Paramètres > Gérer les paramètres

NOMBRE_DE_JOURS_RESTANT_FILTRAGE#

  • Paramètre : “NOMBRE_DE_JOURS_RESTANT_FILTRAGE”

  • Description : Nombre de jours pour déterminer les besoins des commandes imminentes dans la gestion des consommables (nombre de jours au dessous duquel le niveau d’encre est visible dans l’écran).

  • Valeur conseillée :

    • 10

NOMBRE_DE_JOURS_RESTANT_ALERTE#

  • Paramètre : NOMBRE_DE_JOURS_RESTANT_ALERTE

  • Description : Nombre de jours pour déterminer les besoins des “A commander prochainement” (par anticipation) dans la gestion des consommables

  • Valeur conseillée :

    • 20

MINI_MOIS_LIVR#

  • Paramètre “MINI_MOIS_LIVR”

  • Description : artis.net proposera une quantité minimum nécessaire pour une autonomie de x mois

  • Valeur conseillée :

    • 2

MAXI_MOIS_LIVR#

  • Paramètre : “MAXI_MOIS_LIVR”

  • Description : artis.net proposera une quantité maximum nécessaire pour une autonomie de n mois

  • Valeur conseillée :

    • 2

DELTA_JOURS_ENTRE_RELEVES_POUR_NIVEAU_ENCRE#

  • Paramètre : “DELTA_JOURS_ENTRE_RELEVES_POUR_NIVEAU_ENCRE”

  • Description : détermine le nombre de jours de présence minimum avant de proposer des commandes (par exemple, si la valeur est 15, artis.net mettra un drapeau d’alerte pour signifier que le bien n’a pas assez d’ancienneté)

  • Valeur conseillée :

    • 15

TYPE_GENERATION_CMDE#

  • Paramètre : “TYPE_GENERATION_CMDE”

  • Description : Mode de regroupement utilisé pour la génération des commandes de consommables

  • Valeurs :

    • BIEN

    • SITE (par défaut)

LIMITE_QTE_PROPOSITION#

  • Paramètre : “LIMITE_QTE_PROPOSITION”

  • Description : Quantité maximale affichée dans la proposition de commande. Si la quantité calculée dépasse la valeur du paramètre, alors la proposition affichée sera la valeur du paramètre (l’utilisateur garde la possibilité de la modifier.)

  • Valeur conseillée :

    • 3

Traitement#

Le traitement propose les encres à commander en fonction de l’autonomie estimée en nombre de jours restants en tenant compte du stock théorique en pied de machine (option préconisée).

Seules les encres avec un nombre de jours restants inférieur au “Commande imminente” sont proposées.

Une autre option permet de proposer les encres à commander en fonction du pourcentage restant. Cette option n’est bien sûr pas préconisée car il ne renseigne pas sur l’autonomie réelle (par exemple, avec 8%, un client peut travailler pendant des semaines alors qu’un autre peut tomber en rupture dans quelques heures).

Calcul du besoin sur les encres#

Pour les encres, le besoin est déterminé en fonction de la durée de vie du toner (normative puis constatée), du volume du bien de destination et du stock estimé au pied de machine.

Pour les articles en préventif, le besoin est déterminé en fonction de l’estimation d’artis.net depuis la dernière livraison (l’agent ne remonte pas le niveau de remplissage des bacs).

Estimation du stock au pied de machine#

artis.net repart du dernier relevé de stock réel (le plus fiable est celui d’un technicien).

Il déduit de ce relevé les changements supposés par le client lorsque le niveau passe à une valeur supérieure (par exemple de 12% à 98%).

Il ajoute les livraisons clients.

Colonnes du tableau de proposition#

Remarque :

Il est possible de créer une configuration de tableau personnalisée.

Action “Inclure les autres biens et consommables du client” :#

  • Permet de chercher les encres ayant un nombre de jours restants inférieur au “A commander prochainement” « 

  • Saisir du stock client -> le plus fiable reste celui d’un technicien

Action “Consulter le détail de consommation” :#

  • Historique des niveaux (graphique), infobulle avec le dernier relevé de stock et la dernière livraison

  • Saisir du stock client -> le plus fiable reste celui d’un technicien

Action “Mettre en attente”#

  • Commentaire justificatif

  • Il est mis dans l’onglet “Besoin en attente”

Action “Recalculer en prenant en compte la durabilité théorique”#

  • Date

    • Il s’agit de la date à laquelle le taux actuel a été remonté

    • La dernière remontée se trouve dans l’onglet “Consommables et autres” du bien

  • Type

    • Théorique : indique que le besoin s’est calculé sur la base de la durée de vie normative (constructeur)

    • Réel : indique que le besoin s’est calculé à partir des changements par le client (2 au minimum)

    • Estimé : par rapport à la table de décisions “ESTIMATION_NIVEAU_ENCRE” (par palier)

  • Qté

    • La quantité répond au stock mini paramétré (si “MINI_MOIS_LIVR” = 2, la quantité permet au client de tenir de 2 mois)

  • Mini / Maxi

    • La colonne MINI est la quantité nécessaire pour une autonomie de x mois (x étant la valeur du paramètre “MINI_MOIS_LIVR”

    • La colonne MAXI est la quantité nécessaire pour une autonomie de x mois (x étant la valeur du paramètre “MAXI_MOIS_LIVR”

  • VMJ

    • Volume journalier

Désactiver temporairement un bien#

Pour exclure un bien de la proposition de commandes, il faut cocher la case “Autoriser les propositions de commandes / DIT” dans la fiche du bien concerné.

Traitement des anomalies (mettre 700 jours pour récupérer diverses erreurs)#

Messages d’alerte (Etat)#

  • E Rouge “Comme le stock chez le client n’a jamais été relevé…” : aucun calcul fiable ne peut être fait

  • E Rouge “L’estimation du nombre de jours restants n’est pas possible car le VMJ n’a pas été calculé (par manque de relevés, configuration de grandeurs incohérente, ventilation VPA4 non renseignée)”

    • Soit le bien n’a pas au minimum 2 relevés réels avec un delta d’au moins 20 jours (valeur du paramètre “DELTA_JOURS_ENTRE_RELEVES_POUR_NIVEAU_ENCRE”)

    • Soit le paramétrage de l’Equivalent en page A4 n’est pas fait dans la configuration de grandeurs prédéfinie

    • Soit il existe une anomalie dans la configuration des grandeurs du bien (incohérence)

    • Soit l’historique des relevés est incohérent (par exemple, relevé d’aujourd’hui inférieur à celui d’hier)

    • Soit il existe un souci dans les compatibilités

  • E Rouge “Le calcul du nombre de jours restants est impossible car l’article ne possède aucune durabilité théorique”

  • H Bleu : indique que l’encre est en surconsommation (valeur du paramètre LIMIT_SURCONSO)

Anomalies d’import#

Les anomalies sont présentes dans le fichier Log d’import. Ces erreurs doivent être traitées quotidiennement au début puis au moins une fois par semaine par le référent Kpax chez vous (Home Paramètres généraux > Batch > Suivi des échanges)

  • Le bien X n’est pas chez le client ou en prêt

  • Aucun article compatible trouvé pour la ventilation “Couleur” et le bien Z

  • Plusieurs articles compatibles trouvés pour la ventilation “Couleur” et le bien Z

  • Aucun bien trouvé pour le matricule M

Contrôle de l’activité des agents Kpax / ARTIS#

Un agent peut être inactif temporairement si le poste n’est pas démarré (par exemple, pendant un congé).

Mais il peut aussi être déconnecté durablement :

  • Soit le responsable informatique le désactive parce qu’il pense qu’il est source de virus

  • Soit le poste où il est installé est réinstallé ou changé

Il est donc fortement conseillé de monter une équipe de choc pour reconnecter les agents :

  • Sur la console Kpax, on peut isoler les agents inactifs depuis n mois

  • Sur artis.net, le gestionnaire peut signaler un agent sans activité depuis n mois

Importance du relevé du stock#

Le relevé de stock au pied des machines est essentiel et doit être remonté autant que possible. Il permet de réajuster le calcul du stock théorique car les mauvaises pratiques du client cas échappent à artis.net :

  • Perte de la cartouche

  • Changement avant terme

  • Cartouche installée sur un autre matériel

Remarque :

Il est possible de réinitialiser le stock au pied des machines à 0 par le menu :

Home Articles et tarifs > Articles > Gérer les correspondances de couleurs

Autres paramétrages utilisés#

Paramètres de gestion#

Home Paramètres généraux > Paramètres > Gérer les paramètres

INCLURE_LES_MOUVEMENTS_DU_JOUR_DE_RELEVE_STOCK#

  • Paramètre : “INCLURE_LES_MOUVEMENTS_DU_JOUR_DE_RELEVE_STOCK”

  • Description : détermine si ARTIS incrémente ou non le stock théorique au pied de la machine lorsqu’il trouve un BL

  • Valeur conseillée :

    • Oui si vous faites livrer vos toners par un transporteur (le BL client incrémente le stock car aucun relevé de stock n’est effectué)

    • Non si vous faites livrer vos toners par un technicien (le BL client n’incrémente pas le stock car le technicien est censé relever le stock lorsqu’il livre les encres)

LIMIT_SURCONSO#

  • Paramètre : “LIMIT_SURCONSO”

  • Description : pourcentage pour alerter sur la surconsommation (0.5 = si le toner fait moins de 50% de sa durée de vie constructeur, il alerte le gestionnaire)

  • Valeur conseillée :

    • 0.5

SAISIE_STOCK_CLIENT_OBLIGATOIRE_DS_CRIT#

  • Paramètre : “SAISIE_STOCK_CLIENT_OBLIGATOIRE_DS_CRIT”

  • Description : le technicien est alerté sur l’obligation de relever le stock. S’il ne le fait pas, il doit justifier sa non-saisie. Tout est tracé dans “Consulter les demandes et les interventions” pour s’assurer qu’il “joue le jeu”

  • Valeur conseillée :

    • Coché

Remarque :

Parallèlement, des motifs de non-saisie doivent exister dans les tables de libellés pour justifier Home Paramètres généraux > Classifications, tables, listes et identifiants > Gérer les tables de libellés

  • Table de libellés : “Motif non saisie relevés compteurs”

  • Valeurs conseillées :

    • Hotline

    • Local inaccessible

DELTA_ALERTE_NIVEAU_ENCRE#

  • Paramètre : “DELTA_ALERTE_NIVEAU_ENCRE”

  • Description : détermine à partir de quel écart artis.net interprète un changement de cartouche (déménagement du bien, secouage de la cartouche). Par exemple, avec une valeur à 60, si l’écart de niveau varie de plus de 60%, artis.net décrémente le stock théorique. Sinon, le stock théorique n’est pas impacté

  • Valeur conseillée :

    • 60

ARTICLE_PRESTATION_DIT#

  • Paramètre : “ARTICLE_PRESTATION_DIT”

  • Description : pour ajouter un article de prestation et générer une DIT de livraison des encres

  • Valeur conseillée :

    • vider ce paramètre si vous livrez vos encres par un transporteur

Listes pré-enregistrées#

Home Paramètres généraux > Classifications, tables, listes et identifiants > Gérer les listes

Liste des articles dont le stock peut être relevé#

  • Description : permet de restreindre la liste des articles compatibles à ceux qui doivent se présenter en relevé de stock (artis.net et Mobilité)

  • Valeur conseillée :

    • Catégories des toners et des bacs

Liste des articles avec un relevé de stock exigé#

  • Description : permet de restreindre la liste des articles compatibles à ceux dont le stock doit absolument être relevé (artis.net et Mobilité)

  • Valeur conseillée :

    • Catégories des toners

Tables de décisions#

Home Paramètres généraux > Classifications, tables listes et identifiants > Gérer les tables de décisions

  • TD_SAISIE_CRIT_OBLIGATOIRE : détermine si un mail est envoyé à un responsable si le technicien ne relève pas le stock et ne justifie pas sa non-saisie.

  • ESTIMATION_NIVEAU_ENCRE : détermine comment doivent être interprétés les modèles dont le niveau est par palier. Par exemple, un modèle remonte ses niveaux par palier de 25 %

    • Pour la 1ère remontée à 25%, ARTIS garde 25%

    • Pour la 2ème à 25% -> ARTIS estime le pourcentage à partir du VMJ restant et intègre par exemple 24%

    • Etc.

  • TD_PROPOSITION_CMDE_CONSO : permet de modifier l’affichage des alertes client.

Traitement des encres#

Pour isoler les encres en surconsommation, la requête “Contrôler la surconsommation des encres” donne des éléments d’analyse (uniquement pour les encres gérées via les remontées Kpax / artis.net)