Envoyer un document pour signature#

Home Tiers > Clients > Envoyer un document pour signature

Objectif et partenaire#

Ce menu a pour objectif de signer numériquement un document, procédure qui pourra être utilisée dans tout document soumis à signature (devis, commande, facture, etc.). La création se déroule sous forme d’assistant, organisé par étapes.

La signature numérique est gérée par le partenaire et est soumise à un abonnement.

Yousign est une société française certifiée EIDAS (norme européenne pour la signature électronique des documents).
Les données sont hébergées en France (chez ARTIS/chez vous + chez Yousign).

Contacter le service commercial d’ARTIS pour plus d’informations.

Création d’une procédure#

Étape Entités#

Sélectionner l’Organisation et le Client puis cliquer sur le bouton ou PageDown ⇟.

Étape Signataires#

Options#

  • : ajout “manuel” d’un signataire dans la procédure,

  • : ajout d’un signataire :

    • interne (la liste des collaborateurs s’affiche)

    • client (la liste des interlocuteurs du client s’affiche)

  • Ordonnancer les signataires : ajoute une colonne pour définir l’ordre dans lequel les signatures seront soumises

Ajout d’un signataire#

À l’ajout d’un signataire, le mode d’authentification est requis :

  • SMS : le champ “Mobile” devient obligatoire

  • email : le champ “Mail” devient obligatoire

Si l’ajout a été fait via le bouton les informations sont automatiquement récupérées depuis la fiche.

Cliquer ensuite sur le bouton ouPageDown ⇟.

Étape Documents#

Cette étape permet de sélectionner les fichiers à soumettre à signature et/ou des pièces jointes. Les pièces jointes ne sont pas considérées comme soumises à signature mais comme des documents d’information associé aux documents à signer. Le format attendu pour ces fichiers est le PDF. Glisser-déposer le fichier ou cliquer sur Rechercher pour sélectionner un fichier sur l’ordinateur.

Après chargement, le ou les documents sont présenté(s) à l’utilisateur.

Il est possible de :

  • modifier le “type” de document (à signer > pièce jointe ou pièce jointe > à signer) via les boutons :

  • voir un aperçu du document via le bouton

  • supprimer le document de la prcédure via le bouton

  • ajouter l’emplacement attendu pour la signature via le bouton puis en déplaçant la zone sur le document.

Cliquer ensuite sur le bouton ou PageDown ⇟.

Étape Paramètres#

Paramètres généraux#

Renseigner les champs :

  • Nom de la procédure

  • Description

  • Date d’expiration de la procédure (par défaut J + 1 mois)

Relances automatiques#

Si le document n’est pas retourné signé, une relance peut être automatiquement envoyée au destinataire :

  • Tous les jours,

  • Tous les 2 jours,

  • Toutes les semaines,

  • Tous les 15 jours,

  • Tous les mois.

Un nombre maximal d’envoi sera alors demandé.

Personnes à tenir infomées#

Sélectionner ici les collaborateurs qui doivent être notifiés lors des évènements indiqués.

Protocole de consentement#

Il est possible ici d’ajouter une case à cocher (“Acceptation des conditions générales de vente” par exemple) ou un texte que le signataire devra recopier (“Lu et approuvé” par exemple) pour valider le document.

Chaque protocole peut être défini comme obligatoire ou facultatif.

Cliquer ensuite sur le bouton ou PageDown ⇟.

Étape Confirmation#

Valider l’envoi en cliquant sur Oui.

Étape Récapitulatif#

Le récapitulatif de la procédure est présenté avec un lien vers le ou les fichiers.

Il est possible de :

  • copier l’url du lien de signature sur le portail client pour l’insérer dans un mail par exemple,

  • refuser la signature : une raison et une confirmation seront demandées.

Suites#

Pour le client#

Le client reçoit un mail et/ou un SMS pour signer le document. Lorsqu’il choisit de signer le document, un nouveau mail/SMS lui est adressé lui donnant un code qu’il devra saisir sur l’interface.

Pour le collaborateur#

L’utilisateur a la possibité d’utiliser la requête Consulter les documents soumis à signature pour retrouver et suivre l’état d’avancement de la procédure.

Une fois le document signé numériquement, un bouton Dossier de preuves permet de télécharger le fichier texte le certifiant.