Paramètres de facturation des RFP#

Important

L’astérisque (*) indique que la section est particulière à certaines des règles de facturation (non commune à toutes les règles de facturation).

Section “Caractéristiques”#

  • Taux indemnités de résiliation (%) : Pourcentage à appliquer sur le résultat du calcul de l’indemnité de résiliation, consulter Résilier une SSC, avec calcul d’indemnité.

  • Facturation Groupée pour les biens (*)

  • Calculer le CCA/FNP à partir des coûts de revient

“Facturation groupée pour les biens” cochée#

La somme des compteurs à prendre en compte est la somme des derniers compteurs à facturer.

Compteur dernière facture

Nouveau compteur mois M

Facturation mois M

PCA - PAR

Nouveau compteur mois M+1

Facturation mois M+1

PCA - PAR

Bien B1

2000

2100

100

PAR

2200

100

PAR

Bien B2

1000 (est.)

900

-100

PCA

1050

150

PAR

Bien B3

1500

1600

100

PAR

1700

100

PAR

A facturer mois M

100

A facturer mois M+1

350

“Facturation groupée pour les biens” NON cochée#

La facturation n’est pas groupée, c’est-à-dire que dans le cas de surfacturation pour un bien, rien n’est fait.

Compteur dernière facture

Nouveau compteur mois M

Facturation mois M

PCA - PAR

Nouveau compteur mois M+1

Facturation mois M+1

PCA - PAR

Bien B1

2000

2100

100

PAR

2200

100

PAR

Bien B2

1000 (est.)

900

PCA

1050

150

PAR

Bien B3

1500

1600

100

PAR

1700

100

PAR

A facturer mois M

200

A facturer mois M+1

250

Section “Unités du forfait”#

Unités :#

Nombre qui indique la quantité du forfait, exemple : 3000 pages,

Peut être vide dans la RFP, et sera obligatoire lors de la création de la RFC,

Périodicité :#

Il s’agit de définir la périodicité de la régularisation, sont disponibles :

  • Quotidienne,

  • Hebdomadaire,

  • Mensuelle,

  • Annuelle,

  • A date fixe : Permet d’indiquer un jour précis et récurrent,

  • A date variable : Permet de préciser un jour relatif à la semaine ou au mois, et récurrent,

Contrôle des forfaits à facturer :#

  • Effectue le contrôle d’un nombre entier de forfait entre le compteur de dernière régularisation et le cumul des forfaits facturés.

  • Si le résultat n’est pas un nombre entier, une anomalie de facturation est déclenchée,

Remboursement des unités facturées non consommées :#

Si cette option est à Oui, alors une régularistation négative déclenchera un avoir de copie vers le client,

Régularisation groupée sur le module :#

Permet de mettre en place un cas particulier de régularisation, consulter Gérer les RFC en régularisation sur regroupement,

Options :

  • Sans regroupement,

  • Regroupement sur quantité,

  • Regroupement sur prix.

Régularisation flottante :
Si la régularisation est non facturable, l’engagement copie (forfait) se rajoutera à la précédente régularisation pour définir la borne à atteindre.

Section “Quantité du forfait”#

Quantité :#

Indique le nombre à appliquer, exemple : 3 (3 biens pour lesquels il faut facturer un forfait “Connexion”),
Peut être vide dans la RFP, et sera obligatoire lors de la création de la RFC,

Section “Tranche d’unité”#

Grandeurs à l’unité : Quantité d’UT du forfait à facturer#

Il est nécessaire d’adapter ce qui est facturé avec ce qui est décompté. Exemple : Si le décompte des temps se fait en 1/4 d’heure, “Grandeurs à l’unité” doit alors être exprimée en nombre de 1/4 d’heure,

Renouvellement#

Périodicité : Définir la périodicité de tranche, c’est-à-dire la durée de validité de la tranche d’UT. En général, limitée à 12 mois, Si apériodique, la tranche d’UT a donc une durée illimitée (les UT sont valables sans limite dans le temps),

Report des unités non consommées#

  • Oui : Dans le cas d’une tranche avec une durée limitée, le solde positif éventuel est ajouté à la nouvelle tranche facturée,

  • Non : Pas de report. Le client perd les UT non consommées,

Section “Dépassement”#

Lorsqu’il y a dépassement de la consommation de la tranche sur la période en cours, deux options sont possibles :

  • Une nouvelle tranche est facturée : Aucune régularisation n’est faite. La nouvelle tranche qui va être facturée est alors déjà “entamée” par le déficit d’UT,

  • Le dépassement est facturé au coût unitaire suivant : Une régularisation est d’abord facturée. Le nombre d’unités correspond au solde,

Section “Tranche”#

Quantité#

  • Indique le nombre de quantité de la tranche, exemple : 3000 pages,

  • Peut être vide dans la RFP, et sera obligatoire lors de la création de la RFC,

Renouvellement#

Périodicité :

  • Il s’agit de définir la périodicité de la facturation de la tranche, c’est-à-dire la durée de la validité de la tranche.

  • Une fois cette durée dépassée, une nouvelle tranche sera facturée, même si le client n’a pas consommé toutes les copies.

  • Les options disponibles sont :

    • Quotidienne,

    • Hebdomadaire,

    • Mensuelle,

    • Annuelle


  • A date fixe : Permet d’indiquer un jour précis et récurrent,

  • A date variable : Permet de préciser un jour relatif à la semaine ou au mois, et récurrent,

Dépassement#

Lorsqu’il y a dépassement de la consommation de la tranche sur la période en cours, deux options sont possibles :

  • Une nouvelle tranche est facturée : aucune régularisation n’est faite. La nouvelle tranche qui va être facturée est alors déjà “entamée” par les quelques copies dépassant la tranche (delta entre la position du compteur et la position de la tranche à atteindre),

  • Le dépassement est facturé au coût unitaire suivant : une régularisation est d’abord facturée. Le nombre de copies correspond au delta entre la position du compteur et la position de la tranche à atteindre.

Section “Surconsommation”#

Type de facturation : Sélectionner le mode de facturation retenue :#

  • Par nombre de changements de consommable,

  • Par nombre de copies,

  • Par taux d’encrage,

Couleurs :#

Sélectionner la ou les couleurs concernées par le mode de facturation,

Taux de surconsommation :#

Exemple 4% (alors que le taux d’encrage dans la fiche article, donnée théorique du constructeur, peut être de 5%),

Section “Coût Unitaire” ou “Montant forfaitaire” ou “Coût forfaitaire” ou “Coût forfaitaire - Part copie”#

Dans la majorité des règles de facturation, le prix unitaire de facturation est unique et est précisé dans ce tableau de coût.

  • Facturé : prix unitaire utilisé pour la facturation au client final,

  • PCA/PAR : prix unitaire utilisé pour le calcul du Produit constaté d’avance/Produit à recevoir,

  • Rentabilité : prix unitaire utilisé pour le calcul de l’analyse de rentabilité,

  • Coût de revient : coût à prendre en compte dans l’analyse de rentabilité,

Les prix peuvent être vides dans la RFP et seront obligatoires lors de la création de la RFC.

A savoir :

Lors de la création de la règle de facturation client (de la SSC du client), si un des prix (PCA/PAR ou Rentabilité) est vide dans la RFP, alors ce prix est automatiquement complété avec la valeur du prix Facturé.

  • Article :

Article utilisé pour établir la ligne de facture,

  • Prédéfini :

    • Coché : l’article est reporté sur la RFC lors de la création et il n’est pas modifiable,

    • Non coché : l’utilisateur aura la possibilité de changer l’article lors de la création de la RFC,

  • Position :

Sans incidence dans ce paramétrage,

Coût multiple#

Dans une section “Coût”, il est possible de mettre plusieurs lignes. À chaque ligne de coût, les prix et l’article doivent être complétés.
Sur la facture du client :

  • Il y aura autant de lignes de factures que de lignes de coût,

  • Un groupe sera créé automatiquement afin que le client ne voie que le global des lignes,

  • Le groupe aura pour libellé le libellé de l’article de la première ligne de coût,

Section “Coût de régularisation” ou “Dépassement”#

Cette section concerne uniquement les prix copies pour la facturation de la régularisation.
Les explications sont les mêmes qu’à la Section “Coût Unitaire”.

Section “Coût forfaitaire - Part loyer”#

Cette section concerne uniquement les prix loyer à facturer à la copie. Le loyer facturé est donc la multiplication des “Unités du forfait” avec le prix saisi dans ce tableau.
Ces prix ne subissent aucune augmentation.
Les explications sont les mêmes qu’à la Section “Coût Unitaire”.

Section “Kit”#

Engagement#

  • Oui : le client s’engage à commander un nombre minimum de toners. Cette réponse ouvre le champ “Nombre de kits minimum”. artis.net facturera les kits manquants,

  • Non : seuls les kits envoyés seront pris en compte pour facturer le client,

Les kits manquants (réponse Oui) ou les kits livrés (Non) seront facturés selon le choix fait sur “Facturer l’article livré” ci-dessous (au prix de l’article ou au coût “Montant kit” de la règle),

Facturer l’article livré#

  • Oui : La règle de facturation utilisera le prix de l’article livré. Il n’y a donc pas de section “Montant KIT” (coût) dans la règle de facturation,

  • Non : La SSC facturera la règle à l’aide du coût de la section “Montant KIT” ci-dessous,

Facturer un abonnement#

  • Oui : La règle facture un montant forfaitaire pour la durée de la période. Cette réponse ouvre la section “Coût Abonnement”,

  • Non : Aucun abonnement à facturer (pas de section “Coût Abonnement”),

Contrôler la durée de vie#

Type de document à facturer#

  • BL

  • CRIT

  • Tous

Unité de facturation#

Indiquer 1 si la facturation doit se faire au fur et à mesure de la livraison. Pour une facturation de plusieurs livraisons, indiquer le nombre de livraisons à regrouper,

Engagement#

  • Périodicité : indiquer la durée de l’engagement,

  • Nb kits minimum : indiquer si le client s’engage à commander un nombre minimum de toners,

  • Nb kits offerts : indiquer le nombre de consommables (toners) inclus dans le kit, exemple : 24 pour 6 kits de 4 toners,

Section “Montant KIT”#

Les explications sont les mêmes qu’à la Section “Coût Unitaire”,

Section “Coût Abonnement”#

Les explications sont les mêmes qu’à la Section “Coût Unitaire”,

Section “Format des coûts”#

Nombre de décimales#

Nombre de décimales à utiliser dans les coûts de la règle et dans la ligne de facture générée,

Règle d’arrondi#

Si le résultat du calcul d’une majoration (augmentation) possède plus de décimales que ce qu’autorise la règle, un arrondi est opéré. La méthode de l’arrondi doit être sélectionnée :

  • Standard,

  • Au rang supérieur

  • Au rang inférieur

Section “Augmentation”#

Type d’augmentation récurrente#

Quatre types d’augmentations sont disponibles :

  • Syntec : L’augmentation est effectuée d’après l’évolution de l’indice de main d’œuvre, consulter Gérer l’augmentation selon l’indice Syntec,

  • Majoration société : L’augmentation est faite à partir d’un coefficient enregistré dans les paramètres du logiciel, consulter Changement des taux d’augmentation Société,

  • Majoration personnalisée : L’augmentation se renseigne au niveau de la RFC, en fonction de la politique commerciale,

  • Non Révisable : Aucune majoration n’est faite. Les coûts dans les RFC ne seront pas impactés,

En fonction du type d’augmentation, voici les champs à saisir :

Syntec

Majoration société

Majoration personnalisée

Non Révisable

Unité

☑

Affichage

Soit “Appliquer coefficient”

☑

Soit “Appliquer pourcentage”

☑

Soit “Ajouter valeur fixe”

☑

Soit “Remplacer valeur actuelle”

☑

Renouvellement à date

Soit “A date de prise d’effet du MSC”

☑

☑

☑

Soit “Annuel le”

Jour, Mois

Jour, Mois

Jour, Mois

Unité :#

Ce champ est disponible uniquement pour le type d’augmentation “Majoration personnalisée”. Il s’agit de la valeur à appliquer en augmentation et elle dépend du choix positionné sur le champ suivant “Affichage”,

Affichage :#

  • Appliquer coefficient : Nouveau prix = ancien prix x coefficient,

  • Appliquer pourcentage : Nouveau prix = (ancien prix x pourcentage / 100 ) + ancien prix,

  • Ajouter valeur fixe : Nouveau prix = ancien prix + valeur,

  • Remplacer valeur actuelle : Nouveau prix = valeur,

Les valeurs de “Coefficient”, “Pourcentage”, “Valeur fixe”, “Valeur actuelle” sont à saisir dans le champ “Unité”,

Renouvellement à date :#

Détermine la récurrence de l’augmentation. Elle est obligatoirement annuelle.

Deux choix dans la date d’application :

  • A date de prise d’effet du MSC : Ce choix correspond à la date anniversaire du module qui contient cette règle de facturation,

  • Annuel le : L’utilisateur impose le jour et le mois d’application de la majoration, exemple le 1er janvier,

    • Jour (liste déroulante) : Jour dans le mois,

    • Mois (liste déroulante) : Mois d’application,

Coûts augmentés#

Lors de l’application de la majoration, seuls les coûts cochés seront impactés :

  • Prix facturé,

  • Prix PcaPar,

  • Prix renta,

  • Coût revient.

Remarque

  • Chaque augmentation est historisée et la liste est accessible depuis la règle de facturation du client, avec le lien “Historique des augmentations”.

  • Cet historique est utilisée lors de la génération des avoirs SSC, afin de retrouver les prix avant augmentation.

Section “Impression”#

Détail des biens#

Si Oui, les informations du bien suivantes seront générées en ligne de commentaire dans la facture :

  • Libellé du bien,

  • Identifiant fabricant du bien,

  • Identifiant client du bien,

  • Nom du site d’installation du bien*,

  • Adresse 1, 2, 3 et 4 du site d’installation du bien(1),

  • Localisation du bien sur le site d’installation,

(1) Uniquement si différent du site principal du client.

Pour effectuer un paramétrage plus partiel, consulter Paramètres généraux > Impression > Gérer les formats d’impression,

Détail des grandeurs#

Si Oui, les informations du bien suivantes seront générées en ligne de commentaire dans la facture :

  • Libellé de la grandeur/compteur,

  • Origine, date et valeur de la position de la grandeur,

Pour effectuer un paramétrage plus partiel, consulter Paramètres généraux > Impression > Gérer les formats d’impression,

Masquer les grandeurs hors période de régularisation#

A Oui, les informations sur les grandeurs (voir paragraphe “Détail des grandeurs”) ne sont pas générées lorsque la facture porte uniquement sur la facturation du forfait. Lors de la facturation de la régularisation, les informations seront générées.

Grouper les coûts de la règle#

Dans le cas d’une règle de facturation “Forfait avec régularisation”, cette option permet de grouper les coûts du forfait avec les coûts de la régularisation.

Sur la facture du client :

  • Il y aura autant de lignes de factures que de lignes de coût dans le forfait et la régularisation,

  • Un groupe sera créé automatiquement afin que le client ne voie que le global des lignes,

  • Le groupe aura pour libellé, le texte saisi dans la zone “Libellé du groupe”.

Coût Global#

Permet de déclarer cette règle de facturation en Prix Global Copie (PGC), en ouvrant les sections “Coût forfaitaire - Part copie” et “Coût forfaitaire - Part loyer”,

Régularisation en cours d’année#

  • Forfait et régularisation sur la même facture

  • Facture à même date

Régularisation en fin d’année civile (Forfait et régularisation sur la même facture, Facture à même date) :#

Inopérant,

Éléments de présentation groupée#

Cette option permet d’inclure la règle dans un groupe de présentation groupée et signifie :

  • La règle de facturation génère une ligne de facture,

  • La ligne de facture ne sera pas visible à l’impression de la facture,

  • Les élements de facturation (quantité, prix unitaire, montant de la ligne) sont intégrés dans un groupe, qui lui est visible à l’impression.

Consulter Gérer les présentations groupées.