Créer les lots de comptage

Logistique et stocks > Inventaire > Gérer les préparations et les lots de comptage

Un inventaire consiste à ouvrir une préparation. Une préparation comprend plusieurs lots de comptage sur l’ensemble des dépôts.

1. Cliquer sur le bouton

2. Saisir une date de référence et un commentaire,

3. Préciser l’organisation interne,

4. Cliquer sur le bouton ou F2

Lots de comptage pour articles non gérés comme bien

Création du lot

1. Cliquer sur le bouton

2. Saisir

   • la description

   • la date prévue de début de comptage (date non contractuelle),

3. Sélectionner le dépôt,

4. Ajouter les inventoristes,

5. Ne pas cocher “Comptage de bien”,

6. Cliquer sur le bouton ou F2

Remarque :

Toutes les personnes ayant accès à la saisie, modification et visualisation du lot de comptage créé doivent être saisies en tant qu’inventoristes.
Par exemple, la personne qui compte, le responsable de l’inventaire et le contrôleur de gestion ont accès au lot : ces trois personnes doivent être rattachées comme inventoristes (gestion des droits d’accès sécurisés).

Intégration des articles à compter dans le lot

1. Modifier le lot de comptage,

2. Intégrer les articles :

   • Méthode 1 :

     1. Cliquer sur “Intégrer les articles du dépôt”,

     2. Sélectionner tout ou partie des articles gérés dans le dépôt,

   • Ou méthode 2 :

     1. Cliquer sur “Intégrer les articles du dépôt par classification”,

     2. Sélectionner la ou les classifications des articles à compter,

3. Si toutefois des articles sont intégrés à tort :

   1. Les sélectionner,

   2. Cliquer sur “Supprimer les articles sélectionnés”,

4. Cliquer sur le bouton ou F2

5. Lors de l’intégration des articles, la quantité théorique en stock est mémorisée.

Par contre, si le comptage d’inventaire est fait avec une douchette ou un terminal de saisie (puisard), passer directement au paragraphe « Débuter le comptage » car l’intégration des articles n’est pas nécessaire.

Astuce pour créer rapidement les lots

Pour créer tous les lots de comptage rapidement, procéder comme suit :

1. Créer la préparation de comptage,

2. Cliquer sur “Articles non comptés” pour créer automatiquement les lots de comptage pour tous les dépôts,

3. S’il est souhaité de subdiviser un lot en plusieurs lots de comptage (par exemple, sur un dépôt fixe, on veut un lot pour les consommables, un lot pour les pièces et un lot pour les matériels), il suffit de supprimer le lot et de le recréer manuellement en autant de sous-lots que nécessaire.

Astuce pour contrôler les articles non comptés lors du comptage des dépôts mobiles

Si un contrôle des articles non comptés est souhaité pendant le comptage des dépôts mobiles (véhicules), voici une méthode simple :

1. Créer la préparation de comptage,

2. Créer les lots des véhicules,

3. Pour chaque lot, utilisez “Intégrer les articles du dépôt” pour intégrer automatiquement tous les articles actifs du lot (avec ou sans stock physique).

Pour un lot de comptage :

1. Faire “Début de comptage”,

2. Passer en mode “Ajout” en cliquant sur le bouton du tableau et scanner les articles inventoriés,

3. Après le comptage de tous les articles, cliquer sur l’entête de la colonne “Qté comptée” pour voir les éventuels articles non comptés.

4. Quand tous les articles sont vérifiés, cliquer sur “Fin de comptage”,

5. Utiliser “Justifier les écarts”,

6. Cliquer sur le lien “Mettre à 0 les articles où qté comptée = vide et qé théorique = 0”,

7. Justifier les autres écarts (voir le paragraphe ci-dessous).

Lots de comptage pour biens

Création du lot

1. Cliquer sur le bouton

2. Saisir

   • la description,

   • la date prévue de début de comptage (date non contractuelle),

3. Sélectionner le dépôt,

4. Ajouter les inventoristes,

5. Cocher “Comptage de bien”,

6. Cliquer sur le bouton ou F2.

Remarque :

Toutes les personnes ayant accès à la saisie, modification et visualisation du lot de comptage créé doivent être saisies en tant qu’inventoristes.
Par exemple, la personne qui compte, le responsable de l’inventaire et le contrôleur de gestion ont accès au lot : ces trois personnes doivent être rattachées comme inventoristes (gestion des droits d’accès sécurisés).

Intégration des biens à compter dans le lot

1. Modifier le lot de comptage,

2. Intégrer les biens :

   • Méthode 1 :

     1. Cliquer sur “Intégrer les biens du dépôt”,

     2. Sélectionner tout ou partie des biens présents dans le dépôt,

   • Méthode 2 :

     1. Cliquer sur “Intégrer les biens du dépôt par classification”,

     2. Sélectionner la ou les classifications des biens à compter,

3. Si toutefois des biens sont intégrés à tort, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur “Supprimer les biens sélectionnés”,

4. Cliquer sur le bouton ou F2.

Descriptif du tableau :

Position	Position lettrée	Désignation	Type	Correspondance / Commentaire
1	A	Libellé	A / N
2	B	Référence fournisseur	A / N
3	C	Marque	A / N
4	D	Client	A / N	Identifiant Client
5	E	Fabricant	A / N	Identifiant Fabricant
6	F	Prestataire	A / N	Identifiant Prestataire
7	G	Emplacement	A / N
8	H	Statut Logistique	A / N
9	I	Présent avant comptage	A / N	Oui / Non
10	J	Présent avant comptage	A / N	Oui / Non
11	K	Activité	A / N
12	L	Famille	A / N
13	M	Sous-famille	A / N
14	N	N° commande client	A / N
15	O	Date de commande	Date
16	P	Etat de commande	Num	Valeur unitaire de l’article déprécié
17	Q	Code client	A / N
18	R	Nom du client	A / N
19	S	CP/Ville	A / N
20	T	Statut Logistique	A / N
21	U	Statut Juridique	A / N
22	V	Id. Fabricant maître	A / N	Identifiant Fabricant du bien maître
23	W	Id. Fabricant prestataire	A / N	Identifiant Prestataire
24	X	Libellé du bien maître	A / N
25	Y	Valeur du bien	A / N	Identifiant Client
26	Z	N° commande fournisseur	A / N

Les biens qui sont intégrés au comptage sont ceux dont le statut logistique est :

Libellé	Traitement	Mouvement de stock	Présence à l’inventaire		Commentaires
Détruit	Manuel	Sortie	NON
Emmagasiné	BL Fournisseur	Entrée	OUI
En préparation	CDE Client	Rien	OUI
En reconditionnement	Manuel	Rien	OUI
Enlevé par le broker	BL Client	Sortie	NON
Installé.Chez le client	BL Client	Sortie	NON
Installé.En prêt client courte durée	Gestion des prêts	Rien	OUI		Si le prêt est < à 6 mois, la machine doit rester en stock
Installé.En prêt client longue durée	BL Client	Rien	NON	Immo	Machines en immos
Installé.En prêt à usage interne	BL Client	Rien	NON	Immo	Machines en immos
Livré chez le confrère	BL Client	Sortie	NON
Neuf	BL Fournisseur	Entrée	OUI
Préparé	CDE Client	Rien	OUI
Occasion en triage	Reprise bien	Entrée	OUI
Livré.chez le client	BL Client	Sortie	NON
Livré.En prêt client courte durée	Gestion des prêts	Rien	OUI		Si le prêt est < à 6 mois, la machine doit rester en stock
Livré.En prêt client longue durée	BL Client	Rien	NON	Immo	Machines en immos
Livré.En prêt à usage interne	BL Client	Rien	NON	Immo	Machines en immos
Reconditionné	Manuel	Rien	OUI
Remis en état	Manuel	Rien	OUI
Retourné confrère fin de SSC	Manuel	Sortie	NON
Retourné fournisseur fin de SSC	Manuel	Sortie	NON
A détruire	Manuel	Rien	OUI
A retourner au confrère fin de SSC	Manuel	Rien	NON		La machine ne nous a jamais appartenu.
A retourner au constructeur fin de SSC	Manuel	Rien	NON		La machine ne nous a jamais appartenu.
Retour constructeur-Matériel défecteux	Manuel	OUI	NON		NB : le mouvement est à faire manuellement