Recommandations dans l’utilisation d’un tableur#

artis.net permet sur plusieurs écrans de réaliser des imports de fichiers CSV pour faciliter des mises à jour en masse de données. La procédure consiste le plus souvent à exporter les données affichées, travailler ensuite le fichier sous un tableur puis réimporter le fichier modifié.

L’utilisation d’un logiciel tiers peut cependant poser problème.
Cette page décrit les recommandations dans son utilisation pour éviter ces désagréments.

Le tableur décrit est Excel mais ces recommandations peuvent s’appliquer à d’autres logiciels tiers (OpenOffice, LibreOffice, etc.)

Travailler sur une copie#

Lorsqu’un export est réalisé dans le but de réimporter de nouvelles valeurs, ARTIS préconise de conserver le fichier original et de travailler sur une copie de ce dernier. En effet, en cas d’erreur sur le fichier modifié, il sera plus simple de “revenir en arrière” si l’utilisateur dispose de l’export original.

Méthode d’ouverture du fichier#

L’ouverture directe via un double-clic dans Excel d’un fichier CSV exporté depuis artis.net peut provoquer des modifications par le tableur des données numériques en appliquant des formats de cellule.

Par exemple, Excel va automatiquement modifier une valeur 000031 en 31 (Format de cellule = “Nombre”) ou une valeur 18.94 en 19 (Format de cellule = “Nombre”, Nombre de décimales = “0”).

Dans le premier cas, si la donnée représente par exemple un identifiant, lors de l’import de ce fichier, la valeur 31 au lieu de 000031 ne sera pas reconnue et donc non traitée.

Pour limiter ces modifications, lorsque l’utilisateur dispose du fichier exporté :

  1. Ouvrir Excel et créer un nouveau fichier,

  2. Ouvrir le menu Données > Données externes, Fichier texte

  3. Sélectionner le fichier CSV,

  4. Cliquer sur Importer,

  5. Sélectionner si les champs sont délimités ou ont une largeur fixe (le plus souvent ils sont délimités) et cliquer sur Suivant

  6. Sélectionner le séparateur (le plus souvent le point-virgule) et cliquer sur Suivant,

  7. Sélectionner toutes les colonnes dans l’aperçu de données :

    1. cliquer sur la première colonne,

    2. maintenir la touche MAJ appuyée,

    3. cliquer sur la dernière colonne,

  8. Sélectionner le format Texte et cliquer sur Terminer

Les valeurs affichées sont ainsi en théorie telles qu’affichées dans le tableau d’artis.net.