Étape 5 - Mise en production#

Tâche à effectuer par le prestataire#

L’objectif est de généraliser le mode Chorus API sur les clients concernés et leurs factures.

Client#

Dans artis.net, le prestataire effectue les opérations suivantes :

Home Tiers > Clients > Gérer les organisations de type client

Pour chaque client final qui doit être en mode Chorus, compléter :

Dématérialisation Chorus (Onglet “Client”, tableau “Relation client”, champs Dématérialisation).
SIRET (dans Informations principales, champs SIRET).

Lors de l’enregistrement, artis.net vérifie l’obligation de la présence des codes services exécutants sur tous les sites d’envoi (consultation d’un référentiel mis à disposition par Chorus).
S’il y a obligation, il faut compléter :

Code service Exécutant (également nommé code Service Destinataire) : il s’agit de compléter le code service exécutant (à l’écran, sous le régime fiscal) de chaque site dont la caractéristique Adresse d’envoi est cochée.

Remarque :

Il est conseillé de vérifier les caractéristiques de la structure publique sur Chorus :

Établir une connexion sur le portail Chorus.
Sélectionner Rechercher une structure publique.
Compléter un des critères et cliquer sur Rechercher.
Le résultat de la recherche est dans le tableau en bas de l’écran.
Vérifier l’état de Statut, Service, Engagement.
Si le statut est INACTIF, il n’est pas possible de déposer des factures pour cette structure.

Il est possible de vérifier l’obligation des engagements et des codes services en consultant l’ Annuaire des entités publiques destinataires de factures, disponible sur le portail gouvernemental Chorus Pro.

Remarque :

Logiquement, le prestataire est informé du code service à utiliser, car en général, il figure sur les documents signés entre le client final et le prestataire.

Facture#

Home Ventes > Facture client > Gérer les factures client

Lors de l’envoi de la facture, artis.net vérifie l’obligation de la présence de l’engagement juridique (consultation d’un référentiel).
S’il y a obligation, il faut compléter :

Engagement juridique (« numéro externe de la facture) : Il s’agit par exemple du numéro de commande donné par le client final. Le numéro externe ne doit contenir que cette seule information.

Ponctuellement, vérifier la classification Type de TVA sur la facture (depuis la version 2.8.6, uniquement).

SSC et marché#

Si la solution de service client (SSC ou contrat) est conclue dans le cadre d’un marché, il est obligatoirement nécessaire d’utiliser les marchés gérés dans artis.net. Lors de l’envoi d’une facture liée à un marché, artis.net recherchera ce numéro de marché et le positionnera dans le champ prévu de Chorus.

Home Solutions de services > Solutions de services client > Gérer les marchés

Le numéro interne est un numéro automatique non modifiable donné par artis.net.
Le numéro de marché réel est à renseigner dans la zone Réf. publique ou Code externe.

Pour plus d’explications, consulter Gérer les marchés.

Home Solutions de services > Solutions de services client > Gérer une solution de services client

Section Règles de Facturation.
Colonne No. marché.

Consulter la documentation générale pour référencer les règles de facturation client (RFC).

Remarque :

Un marché peut être créé soit par l’option du menu, soit directement depuis la section Règles de facturation de la SSC, en modification.

Rappel :

Il est obligatoire d’avoir créé le marché avant la facturation des contrats.

SSC, marché et numéro de commande#

Dans certains cas, un marché peut être signé avec obligation de mentionner un numéro de commande. Dans ce cas, dans l’écran du marché, les informations sont :

Le numéro interne est un numéro automatique non modifiable donné par artis.net.
Le numéro de marché réel est à renseigner dans la zone Réf. publique ou Code externe.
Le numéro de commande est à renseigner dans la zone Réf. commande.

Rappel :

Il est obligatoire d’avoir créer le marché avant la facturation des contrats.

Envoi des factures#

L’envoi des factures se fait de plusieurs manières :

Depuis une facture#

L’utilisateur affiche la facture à l’écran.
L’utilisateur clique sur .

Par batch#

Il est possible de mettre en place un batch qui se lance à heure fixe tous les jours. Ce batch envoie toutes les factures à l’état Prêt, sans distinction, en date J-1 :

Les factures déjà imprimées, des clients sans dématérialisation.
Les factures des clients en dématérialisation ARTIS.
Les factures des clients Chorus.

Où J-1 signifie par exemple : le batch lancée le 24 du mois à 19h00, va traiter les factures dans la date est antérieure ou égale au 23 du mois.

Suivi et vérification des envois#

L’utilisateur doit surveiller les tâches qui lui sont envoyées :

Cliquer sur l’icône Tâches dans la barre bleue en haut de l’écran.
Rechercher les lignes concernant les rejets de facture Chorus.

L’utilisateur doit surveiller la traçabilité des envois :

Home Paramètres généraux > Batch > Suivi des échanges

Filtrer sur la date de l’anomalie.
Filtrer sur le traitement EnvoiFactures.
Rafraîchir la page.
Plusieurs lignes sont affichées selon les factures traitées.

À destination de l’utilisateur :

Envoi_sans_dematerialisation_…csv : Liste des factures sans dématérialisation envoyées sans problèmes.
Envoi_avec_dematerialisation_ArtisNet_…csv : Liste des factures en dématérialisation ARTIS sans problème.
Envoi_avec_dematerialisation_Chorus_…csv : Liste des factures en dématérialisation CHORUS sans problème.
Erreurs_envoi_avec_dematerialisation_ArtisNet_…csv : Liste des factures en dématérialisation ARTIS en anomalie. L’utilisateur doit agir en conséquence,
Erreurs_envoi_avec_dematerialisation_Chorus_…csv : Liste des factures en dématérialisation CHORUS sans problème.

À destination d’ARTIS :

factures.Sans.json.
factures.Artis.json.
factures.Chorus.json.
facturesEnErreur.Artis.json.
facturesEnErreur.Chorus.json.

L’utilisateur peut télécharger les fichiers le concernant et vérifier les factures en anomalie (consulter le chapitre En cas d’anomalie).